PAGE研學檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織研學檔案的管理，確保研學檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮研學檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開展的各類研學活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：研學檔案由公司/組織指定的專門部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映研學活動的全過程，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集研學活動中形成的各類文件、資料，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善研學檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的研學檔案，建立檔案庫房、檔案目錄數(shù)據(jù)庫等。3.負責對研學檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作進行指導和監(jiān)督。4.定期對檔案管理人員進行培訓，提高其業(yè)務素質(zhì)和管理水平。（二）研學活動組織部門職責1.負責本部門研學活動檔案的收集、整理，并在活動結(jié)束后及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好研學檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的資料和信息。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門在研學活動中的文件形成和積累工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.負責研學檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立檔案檢索工具，方便查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務，做好檔案借閱、歸還等登記工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.研學活動策劃方案、申報材料、審批文件等。2.研學活動行程安排、教學計劃、課程設置等。3.參與研學活動的師生名單、個人信息、考勤記錄等。4.研學活動中的講義、教材、教案、課件等教學資料。5.研學活動中的照片、視頻、音頻等記錄資料。6.研學活動中的考察報告、實踐總結(jié)、學生作品等成果資料。7.研學活動中的安全保障方案、應急預案、安全檢查記錄等安全資料。8.與研學活動相關(guān)的合作協(xié)議、合同、發(fā)票等文件。9.其他與研學活動有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門在研學活動開展過程中，應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、準確、完整。2.收集的文件資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子文件資料，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并及時進行備份。四、檔案整理（一）分類標準1.按照研學活動的類別進行分類，如文化遺產(chǎn)研學、自然科學研學、社會實踐研學等。2.按照文件資料的性質(zhì)進行分類，如行政文件、教學文件、安全文件、成果文件等。3.按照時間順序進行分類，將同一時間段內(nèi)的文件資料歸為一類。（二）整理方法1.對收集到的文件資料進行甄別，剔除重復、無用的文件。2.按照分類標準對文件資料進行分類，并進行編號。3.對每份文件資料進行編目，填寫文件題名、日期、來源、保管期限等信息。4.將文件資料按照編號順序排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒脊或文件夾上標明類別、編號等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間研學活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，活動組織部門應將整理好的檔案移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.活動組織部門填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照類別、編號順序上架存放，并更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.對紙質(zhì)檔案，應采用檔案盒、文件夾等方式進行裝訂和存放，并定期進行檢查和清點。2.對電子檔案，應采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進行分類存儲和管理。3.對照片、視頻、音頻等特殊載體檔案，應進行單獨整理和保管，并注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。（三）檔案安全1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對檔案的借閱、歸還等情況進行嚴格登記，防止檔案丟失或損壞。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效利用。七、檔案鑒定（一）鑒定標準1.根據(jù)研學檔案的形成時間、內(nèi)容價值、保管期限等因素，確定檔案的鑒定標準。2.對具有重要歷史價值、科研價值、教育價值的檔案，應永久保存。3.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應保存[X]年。4.對已失去保存價值的檔案，應進行銷毀。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員等組成。2.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限。3.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的類別、編號、題名、日期等信息，并報公司/組織領(lǐng)導審批。4.經(jīng)領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作，并在銷毀清單上簽字確認。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.研學檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和統(tǒng)計。2.每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計報告，為公司/組織的檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱研學檔案。2.與研學活動相關(guān)的合作單位、學校師生等因教學、研究等需要查閱研學檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他可以查閱檔案的情況。（二）利用程序1.查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，批準后提供檔案查閱服務。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。4.如需復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)