PAGE檔案庫房門禁制度管理一、總則（一）目的為了加強公司檔案庫房門禁管理，確保檔案資料的安全與保密，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入檔案庫，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案庫房門禁管理的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴格控制檔案庫的訪問權(quán)限，確保檔案資料不被泄露、篡改或丟失。2.職責明確原則：明確各部門和人員在門禁管理中的職責，做到責任到人。3.規(guī)范操作原則：門禁管理操作應嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行，確保操作的規(guī)范性和準確性。二、門禁系統(tǒng)管理（一）門禁設(shè)備安裝與維護1.檔案庫房門應安裝先進、可靠的門禁系統(tǒng)，包括門禁控制器、讀卡器、門鎖等設(shè)備。門禁系統(tǒng)應具備多種開門方式，如刷卡、密碼、指紋識別等，并能與公司內(nèi)部的安全監(jiān)控系統(tǒng)進行聯(lián)動。2.定期對門禁設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應及時通知專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。3.門禁系統(tǒng)的軟件應定期進行升級，以提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。升級過程中應做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）門禁權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)工作需要，對檔案庫房門的訪問權(quán)限進行嚴格設(shè)置。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能獲得相應的門禁權(quán)限。2.門禁權(quán)限分為不同的級別，如管理員權(quán)限、普通查閱權(quán)限等。管理員權(quán)限可進行全面的門禁設(shè)置和管理操作，普通查閱權(quán)限只能在規(guī)定的時間內(nèi)進入檔案庫查閱相關(guān)資料。3.門禁權(quán)限的授予應遵循“最小化原則”，即只授予員工完成其工作職責所需的最低訪問權(quán)限。嚴禁將高級別的門禁權(quán)限隨意授予無關(guān)人員。4.員工因工作調(diào)動、離職等原因不再需要門禁權(quán)限時，應及時通知檔案管理部門，由檔案管理部門負責取消其門禁權(quán)限。（三）門禁卡管理1.為獲得門禁權(quán)限的人員發(fā)放門禁卡。門禁卡應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人。如發(fā)現(xiàn)門禁卡丟失或被盜，應立即通知檔案管理部門掛失，并申請補辦新卡。2.門禁卡的制作應采用安全可靠的技術(shù)，確?？ㄆ奈ㄒ恍院筒豢蓮椭菩浴ｉT禁卡上應注明持卡人的姓名、部門、職務(wù)等信息。3.定期對門禁卡進行清理和更新，如發(fā)現(xiàn)有離職人員的門禁卡未及時收回，應及時進行處理。三、人員出入管理（一）檔案庫管理人員出入管理1.檔案庫管理人員應熟悉門禁系統(tǒng)的操作流程，嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和方式進出檔案庫。2.檔案庫管理人員進入檔案庫時，應刷卡或輸入密碼等方式驗證身份，并在門禁系統(tǒng)中進行登記。離開檔案庫時，應確保門鎖關(guān)閉，并再次進行登記。3.檔案庫管理人員在工作期間如需臨時離開檔案庫，應將門禁卡交予其他授權(quán)人員代為保管，并告知其離開的時間和預計返回時間。（二）查閱人員出入管理1.外部查閱人員如需進入檔案庫查閱資料，應提前向檔案管理部門提交查閱申請，經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門為其辦理臨時門禁權(quán)限。2.查閱人員進入檔案庫時，應在檔案管理部門工作人員的陪同下，按照規(guī)定的路線和區(qū)域進行查閱。查閱過程中不得擅自更改查閱路線或進入未經(jīng)授權(quán)的區(qū)域。3.查閱人員離開檔案庫時，應將臨時門禁卡交還給檔案管理部門工作人員，并在門禁系統(tǒng)中進行注銷登記。（三）維修人員出入管理1.當檔案庫房門或門禁設(shè)備出現(xiàn)故障需要維修時，維修人員應提前通知檔案管理部門，并提供相關(guān)的維修證明和身份證明。2.維修人員進入檔案庫時，應在檔案管理部門工作人員的陪同下進行維修操作。維修過程中應注意保護檔案資料的安全，不得隨意翻動或損壞檔案。3.維修工作結(jié)束后，如果維修人員需要再次進入檔案庫進行檢查或調(diào)試，應重新辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進行操作。四、門禁操作流程（一）正常開門流程1.持卡人將門禁卡貼近讀卡器，讀卡器讀取卡片信息后，與門禁系統(tǒng)中的權(quán)限信息進行比對。2.比對成功后，門禁控制器發(fā)出開鎖信號，門鎖打開。持卡人轉(zhuǎn)動門把手，即可進入檔案庫。3.進入檔案庫后，持卡人應隨手關(guān)門，并確保門鎖關(guān)閉正常。（二）異常開門流程1.當門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法正常開門時，持卡人應立即通知檔案管理部門工作人員。2.檔案管理部門工作人員應及時趕到現(xiàn)場，核實持卡人身份后，使用備用鑰匙或其他應急方式打開檔案庫房門。3.對于門禁系統(tǒng)故障，檔案管理部門應及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象等信息。（三）緊急情況開門流程1.在發(fā)生火災、地震等緊急情況時，為確保人員安全，檔案庫房門應立即打開。2.緊急情況發(fā)生時，現(xiàn)場工作人員應迅速組織人員疏散，并確保檔案資料的安全。疏散過程中，如發(fā)現(xiàn)有人員被困在檔案庫內(nèi)，應及時通知消防部門進行救援。3.緊急情況結(jié)束后，檔案管理部門應對檔案庫進行全面檢查，確保檔案資料未受到損壞。同時，對門禁系統(tǒng)進行檢查和修復，恢復正常的門禁管理。五、監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.檔案管理部門應安排專人對檔案庫房門禁情況進行日常監(jiān)督，檢查門禁系統(tǒng)的運行狀態(tài)、人員出入記錄等。2.監(jiān)督人員應定期查看門禁系統(tǒng)的日志記錄，檢查是否有異常的出入行為。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時進行調(diào)查和處理，并向上級報告。（二）定期檢查1.公司應定期對檔案庫房門禁制度的執(zhí)行情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括門禁設(shè)備是否正常運行、門禁權(quán)限設(shè)置是否合理、人員出入管理是否規(guī)范等。2.定期檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進行。檢查結(jié)束后，應形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反門禁制度的行為，如未經(jīng)授權(quán)進入檔案庫、轉(zhuǎn)借門禁卡等，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違反門禁制度導致檔案資料丟失、泄露等嚴重后果的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責任。六、培訓與宣傳（一）培訓1.檔案管理部門應定期組織對涉及檔案庫房門禁管理的人員進行培訓，培訓內(nèi)容包括門禁系統(tǒng)的操作使用、門禁制度的規(guī)定等。2.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實際操作等多種形式，確保培訓人員能夠熟練掌握門禁系統(tǒng)的操作技能和門禁制度的要求。3.新入職員工應在入職后及時參加門禁管理培訓，經(jīng)考試合格后方可獲得相應的門禁權(quán)限。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部的宣傳欄、郵件、會議等方式，向全體員工宣傳檔案庫房