PAGE建立走訪檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司走訪工作，加強對走訪活動的管理與監(jiān)督，確保走訪工作的真實性、有效性和規(guī)范性，充分發(fā)揮走訪在客戶關系維護、市場調(diào)研、問題解決等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務開展過程中涉及的各類走訪活動，包括但不限于客戶走訪、合作伙伴走訪、市場調(diào)研走訪等。（三）基本原則1.真實性原則：走訪信息應真實、準確、客觀，嚴禁虛假記錄和夸大事實。2.規(guī)范性原則：走訪活動應按照規(guī)定的流程和標準進行，確保走訪過程規(guī)范有序。3.保密性原則：對走訪過程中涉及的商業(yè)秘密、客戶信息等予以嚴格保密，不得泄露。4.實效性原則：走訪工作應注重實際效果，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，為公司決策提供有力支持。二、走訪檔案的建立（一）檔案內(nèi)容1.走訪計劃：詳細記錄走訪的目的、對象、時間安排、走訪人員等信息。2.走訪記錄：包括走訪過程中的溝通內(nèi)容、問題反饋、意見建議等，要求記錄詳實、準確。3.相關資料：如走訪對象的基本信息、業(yè)務資料、合同協(xié)議等。4.走訪總結：對走訪活動進行全面總結，分析走訪成果、存在的問題及改進措施。（二）檔案格式1.紙質(zhì)檔案：采用A4紙張打印或書寫，裝訂成冊。2.電子檔案：以電子文檔形式保存，格式為常見辦公軟件格式，如Word、Excel等，并按照一定的分類目錄進行存儲。（三）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對走訪檔案進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[年份][部門代碼][走訪序號]例如：202301001，表示2023年公司第一部門的第一次走訪檔案。（四）檔案建立流程1.走訪前準備走訪人員根據(jù)走訪任務制定走訪計劃，明確走訪目的、對象、內(nèi)容等，并提交至部門負責人審核。2.走訪實施走訪人員按照走訪計劃開展走訪活動，認真記錄走訪過程中的各項信息，并及時收集相關資料。3.檔案整理走訪結束后，走訪人員將走訪記錄、相關資料等進行整理，按照檔案內(nèi)容要求進行分類，形成初步的走訪檔案。4.審核歸檔走訪檔案經(jīng)部門負責人審核后，交至公司檔案管理部門進行歸檔保存。三、走訪檔案的管理（一）檔案保管1.保管地點：公司檔案管理部門設立專門的走訪檔案保管區(qū)域，確保檔案存放安全、有序。2.保管期限：根據(jù)相關法律法規(guī)和公司實際情況，確定走訪檔案的保管期限。一般情況下，短期檔案保管期限為[X]年，長期檔案保管期限為[X]年。3.保管要求：檔案管理部門應定期對走訪檔案進行檢查、清點，確保檔案的完整性和安全性。對破損、變質(zhì)的檔案應及時進行修復或復制。（二）檔案查閱1.查閱權限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱走訪檔案的，應填寫《走訪檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外部單位或個人因特殊原因需要查閱走訪檔案的，必須經(jīng)公司主管領導批準，并簽訂保密協(xié)議后方可查閱。2.查閱登記檔案管理部門應對查閱走訪檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱限制查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、傳播走訪檔案內(nèi)容。如需復制部分檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。（三）檔案借閱1.借閱權限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱走訪檔案的，應填寫《走訪檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。外部單位或個人原則上不得借閱走訪檔案，如因特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)公司主管領導批準，并辦理相關借閱手續(xù)。2.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還借閱人員應按時歸還走訪檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。（四）檔案銷毀1.銷毀條件走訪檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司主管領導批準后進行銷毀。2.銷毀程序檔案管理部門應組織專人對擬銷毀的走訪檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀人員等信息。3.銷毀方式走訪檔案的銷毀方式應符合相關法律法規(guī)和環(huán)保要求，一般采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。四、走訪檔案的利用（一）客戶關系維護通過對走訪檔案的分析，了解客戶需求和意見，及時調(diào)整服務策略，加強與客戶的溝通與合作，提升客戶滿意度和忠誠度。（二）市場調(diào)研利用走訪檔案中的市場信息和客戶反饋，為公司市場調(diào)研提供數(shù)據(jù)支持，幫助公司準確把握市場動態(tài)和競爭態(tài)勢，制定科學合理的市場營銷策略。（三）問題解決針對走訪過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行分析和總結，制定相應的解決方案，推動公司業(yè)務流程優(yōu)化和管理水平提升。（四）經(jīng)驗借鑒對成功的走訪案例進行整理和分析，形成可借鑒的經(jīng)驗和模式，為公司其他部門開展走訪工作提供參考。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對走訪檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保走訪檔案管理工作規(guī)范有序。2.設立舉報郵箱和電話，接受公司員工和外部人員對走訪檔案管理中違規(guī)行為的舉報。（二）考核辦法1.將走訪檔案管理工作納入部門績效考核體系，對走訪檔案建立、管理、利用等方面的工作進行量化考核。2.對在走訪檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對違反制度規(guī)定的部門和個