PAGE換屆檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織換屆檔案資料的管理，確保換屆工作的順利進行，維護檔案資料的真實性、完整性和保密性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各級換屆工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：換屆檔案資料由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實反映換屆工作的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實，嚴禁弄虛作假。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案資料的利用需求，方便查閱和使用。二、檔案資料的分類與歸檔范圍（一）換屆籌備階段檔案1.換屆工作方案：包括換屆工作的總體安排、時間節(jié)點、工作流程、職責(zé)分工等內(nèi)容。2.上級有關(guān)換屆工作的文件、通知：傳達上級關(guān)于換屆工作的指示精神和要求。3.換屆工作領(lǐng)導(dǎo)小組及工作機構(gòu)組成文件：明確換屆工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和工作班子。4.換屆工作會議記錄：記錄換屆工作過程中的重要會議內(nèi)容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議題、決議等。5.換屆宣傳資料：如宣傳海報、宣傳手冊、新聞報道等，用于宣傳換屆工作的意義、目的和相關(guān)信息。（二）候選人提名與資格審查檔案1.候選人提名登記表：記錄候選人的基本信息、提名推薦情況等。2.候選人資格審查材料：包括個人簡歷、政治素質(zhì)、工作業(yè)績、廉潔自律等方面的審查材料。3.資格審查報告：對候選人資格審查情況的總結(jié)報告，明確審查結(jié)果。（三）選舉工作檔案1.選舉辦法：規(guī)定選舉的方式、程序、投票規(guī)則等內(nèi)容。2.選民（代表）名單：登記參加選舉的選民或代表的基本信息。3.選票：包括選票樣式、投票記錄等。4.計票結(jié)果：記錄選舉的計票過程和結(jié)果。5.選舉結(jié)果報告：向上級報告選舉結(jié)果的文件。（四）換屆工作總結(jié)檔案1.換屆工作總結(jié)報告：對換屆工作進行全面總結(jié)，包括工作成效、經(jīng)驗教訓(xùn)、存在問題及改進措施等。2.換屆工作評估材料：對換屆工作的組織實施、程序規(guī)范、選舉結(jié)果等方面進行評估的材料。3.換屆工作中形成的其他重要文件和資料：如領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報告、工作簡報等。（五）其他相關(guān)檔案1.換屆工作中的照片、影像資料：記錄換屆工作過程中的重要場景和活動。2.換屆工作中的電子文檔：如工作方案、候選人資料、選票等的電子版本。3.與換屆工作相關(guān)的其他文件、資料：如請示、批復(fù)、函件等。三、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門和相關(guān)工作人員應(yīng)按照本制度的要求，及時收集換屆工作中形成的各類檔案資料，并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（二）整理方法1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案資料的類別和時間順序進行排列。2.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.對檔案資料進行裝訂或裝盒，確保檔案資料的整齊、美觀和安全。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照類別和年度進行分類存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案資料應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全。3.建立檔案資料保管臺賬，詳細記錄檔案資料的入庫、出庫、保管期限、銷毀等情況。（三）保管期限1.換屆檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況確定，一般分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案資料主要包括換屆工作中的重要文件、決議、選舉結(jié)果等，應(yīng)長期保存，不得銷毀。3.長期保管的檔案資料保管期限一般為[X]年，短期保管的檔案資料保管期限一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料，可按照規(guī)定程序進行銷毀。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱換屆檔案資料，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案資料或涉及機密信息的檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱換屆檔案資料，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案資料。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于商業(yè)目的或其他非法活動。2.利用檔案資料時，應(yīng)確保檔案資料的安全和保密，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的檔案資料進行鑒定，成立由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成的鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，對檔案資料進行全面審查，確定其是否仍有保存價值。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫檔案資料鑒定表，明確檔案資料的銷毀或繼續(xù)保存的結(jié)論。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。2.銷毀檔案資料時，應(yīng)填寫檔案資料銷毀清單，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。3.檔案資料銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字，并報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案資料的銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復(fù)。5.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督檔案資料的銷毀過程，并在銷毀清單上簽字確認。七、檔案資料的保密與安全管理（一）保密制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案資料保密制度，明確保密責(zé)任，加強對檔案管理人員的保密教育。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容和信息。3.對涉及機密信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔