PAGE檔案資料分發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料分發(fā)管理，確保檔案資料的安全、準確、及時傳遞，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料分發(fā)過程中的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案資料分發(fā)工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案資料在分發(fā)過程中的安全，防止信息泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的檔案資料采取嚴格的保密措施。3.準確及時原則：準確無誤地將檔案資料分發(fā)給相關部門或人員，并確保分發(fā)過程及時高效，不影響工作的正常開展。4.規(guī)范有序原則：建立規(guī)范的檔案資料分發(fā)流程和操作標準，使分發(fā)工作有序進行，便于管理和監(jiān)督。二、檔案資料分類及定義（一）行政檔案1.公司各類文件，包括公司章程、制度、決議、通知、報告等。2.行政管理工作中形成的各類記錄，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.人事檔案相關資料，如員工入職登記表、勞動合同、考勤記錄、培訓檔案等。4.財務檔案資料，如財務報表、賬目憑證、審計報告等，但財務檔案的分發(fā)應遵循財務部門的相關規(guī)定。（二）業(yè)務檔案1.市場部門的市場調(diào)研資料、客戶信息、營銷策劃方案、銷售合同等。2.研發(fā)部門的項目研發(fā)文檔，包括項目立項報告、技術方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請資料等。3.生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗記錄、設備維護檔案等。4.采購部門的采購訂單、供應商資料、采購合同等。（三）其他檔案1.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明等相關文件。2.對外合作協(xié)議、合作項目文檔等。3.公司重大活動的記錄資料，如慶典活動、展會活動等。三、檔案資料分發(fā)流程（一）分發(fā)申請1.各部門因工作需要使用檔案資料時，應填寫《檔案資料分發(fā)申請表》，詳細注明所需檔案資料的名稱、編號、用途、預計使用期限等信息。2.申請表由部門負責人簽字確認后，提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門收到分發(fā)申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核要點包括申請用途是否合理、所需檔案資料是否在庫存范圍內(nèi)、預計使用期限是否符合規(guī)定等。2.對于涉及機密或重要檔案資料的申請，需經(jīng)公司相關領導審批后方可進行分發(fā)。（三）分發(fā)操作1.審核通過后，檔案管理人員按照申請表的要求，從檔案庫中提取相應的檔案資料。2.在提取檔案資料時，應做好記錄，包括提取時間、檔案資料名稱、數(shù)量、提取人等信息。3.將提取的檔案資料進行整理和包裝，確保資料的完整性和安全性。對于需要特殊保管條件的檔案資料，應采取相應的防護措施。4.根據(jù)申請部門提供的接收信息，通過合適的方式將檔案資料分發(fā)給相關部門或人員。分發(fā)方式可包括直接送達、郵寄、電子傳輸?shù)龋唧w方式應根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、緊急程度以及接收方的要求確定。（四）簽收確認1.接收檔案資料的部門或人員在收到檔案資料后，應在《檔案資料分發(fā)簽收單》上簽字確認。簽收單應包括檔案資料名稱、數(shù)量、分發(fā)時間、接收人等信息。2.如采用郵寄方式分發(fā)檔案資料，應要求收件人在收到郵件后及時反饋簽收情況，可通過郵件回復、電話確認等方式進行。3.對于電子傳輸?shù)臋n案資料，接收方應在規(guī)定時間內(nèi)確認接收，并對資料的完整性和可讀性進行檢查。（五）歸還與續(xù)期1.檔案資料使用完畢后，使用部門應及時將檔案資料歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員應進行核對，確保歸還的檔案資料與借出時一致，無損壞、丟失等情況。2.如需繼續(xù)使用檔案資料，使用部門應在原預計使用期限屆滿前，提前辦理續(xù)期申請手續(xù)，經(jīng)審核通過后可延長使用期限。四、檔案資料分發(fā)的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應確保檔案資料存儲環(huán)境的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.在檔案資料分發(fā)過程中，應采取必要的防護措施，防止檔案資料受到損壞。如對于紙質(zhì)檔案資料，應避免折疊、污損；對于電子檔案資料，應防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.定期對檔案資料分發(fā)過程中使用的設備和工具進行檢查和維護，確保其正常運行。如對于郵寄檔案資料所使用的包裝材料和郵寄渠道，應進行嚴格篩選和評估，確保檔案資料能夠安全送達。（二）保密管理1.嚴格限定檔案資料的知悉范圍，對于涉及公司機密的檔案資料只能分發(fā)給經(jīng)過授權的人員。2.檔案管理人員在分發(fā)檔案資料時，應對接收人員進行保密提醒，告知其應遵守的保密規(guī)定和責任。3.對于機密檔案資料的分發(fā)，應采用加密傳輸、專人送達等方式，確保信息不被泄露。在電子傳輸過程中，應使用加密軟件對檔案資料進行加密處理，并要求接收方使用指定的解密方式進行查看。4.加強對檔案資料分發(fā)過程的監(jiān)督和審計，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應及時進行查處，并追究相關人員的責任。五、檔案資料分發(fā)的信息化管理（一）建立檔案資料分發(fā)管理系統(tǒng)1.公司應建立檔案資料分發(fā)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料分發(fā)申請、審核、分發(fā)、簽收、歸還等流程的信息化管理。2.在系統(tǒng)中錄入檔案資料的詳細信息，包括名稱、編號、類別、存放位置、密級等，方便查詢和管理。3.通過系統(tǒng)對檔案資料分發(fā)過程中的各項操作進行記錄和跟蹤，生成相應的數(shù)據(jù)報表，為統(tǒng)計分析和決策提供依據(jù)。（二）電子檔案資料的分發(fā)管理1.對于電子檔案資料，應在檔案資料分發(fā)管理系統(tǒng)中進行登記和管理。在分發(fā)電子檔案資料時，應通過系統(tǒng)設置權限，確保接收人員只能在規(guī)定的權限范圍內(nèi)訪問和使用檔案資料。2.定期對電子檔案資料進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的位置，并定期進行檢查和恢復測試。同時，應建立電子檔案資料的版本管理機制，確保不同版本的資料能夠得到有效區(qū)分和管理。六、檔案資料分發(fā)的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門負責對檔案資料分發(fā)工作進行日常監(jiān)督，檢查分發(fā)流程是否合規(guī)、操作是否規(guī)范、安全保密措施是否落實等。2.定期對檔案資料的分發(fā)情況進行抽查，核實檔案資料的去向和使用情況，確保檔案資料得到合理利用。3.接受公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督審計，對審計提出的問題及時進行整改。（二）考核指標1.分發(fā)及時率：考核檔案資料在規(guī)定時間內(nèi)分發(fā)給相關部門或人員的比例，計算公式為：分發(fā)及時率=按時分發(fā)的檔案資料數(shù)量/應分發(fā)的檔案資料數(shù)量×100%。2.分發(fā)準確率：考核檔案資料分發(fā)的準確性，即分發(fā)的檔案資料與申請表要求一致的比例，計算公式為：分發(fā)準確率=準確分發(fā)的檔案資料數(shù)量/分發(fā)的檔案資料數(shù)量×100%。3.檔案資料完好率：考核檔案資料在分發(fā)和使用過程中的完好程度，計算公式為：檔案資料完好率=歸還時完好的檔案資料數(shù)量/分發(fā)的檔案資料數(shù)量×100%。（三）考核結(jié)果應用1.將檔案資料分發(fā)工作的考核結(jié)果納入部門和員工的績效考核體系，與績效獎金、晉升等掛鉤。2.對于在檔案資料分發(fā)工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反制度、造成不良影響