PAGE文檔檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文檔檔案管理，確保文檔檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，提高公司管理效率和決策科學性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文檔檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文檔檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文檔檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照文檔檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保文檔檔案不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則建立健全文檔檔案的檢索和利用機制，方便公司內(nèi)部各部門及員工查閱和使用。二、文檔檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司文檔檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類文檔檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。3.負責建立公司文檔檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文檔檔案的信息化管理。4.負責對公司各部門文檔檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。5.負責按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，對到期文檔檔案進行鑒定、銷毀等工作。6.負責提供文檔檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保公司內(nèi)部各部門及員工能夠及時、準確地獲取所需文檔檔案。（二）各部門職責1.負責本部門工作中形成的各類文檔檔案的收集、整理和保管，并定期移交公司檔案管理部門。2.負責建立本部門文檔檔案目錄清單，并及時更新，確保目錄清單與實際文檔檔案相符。3.負責按照公司文檔檔案管理制度的要求，配合檔案管理部門做好文檔檔案的整理、編目、存儲等工作。4.在工作中需要查閱、借閱文檔檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保文檔檔案的安全和完整。（三）員工職責1.嚴格遵守公司文檔檔案管理制度，在工作中妥善保管好自己使用的文檔檔案，不得隨意丟棄、損毀或泄露。2.按照公司文檔檔案管理制度的要求，及時將工作中形成的文檔檔案移交本部門或公司檔案管理部門。3.在工作中需要查閱、借閱文檔檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。三、文檔檔案的分類與編號（一）分類公司文檔檔案分為以下幾大類：1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類文件、通知、報告、請示、批復等。2.業(yè)務(wù)合同類：包括公司簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。3.財務(wù)檔案類：包括公司的財務(wù)報表、賬簿、憑證、審計報告等。4.人事檔案類：包括員工的個人簡歷、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。5.項目文檔類：包括公司各類項目的立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等。6.技術(shù)文檔類：包括公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品說明書、技術(shù)標準、操作規(guī)程等。7.市場營銷類：包括公司的市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。8.其他類：包括公司的榮譽證書、資質(zhì)證書、會議紀要、大事記等。（二）編號公司文檔檔案采用分類編號法進行編號，具體編號規(guī)則如下：1.一級編號：采用大寫英文字母表示文檔檔案的類別，如“A”表示行政公文類，“B”表示業(yè)務(wù)合同類，“C”表示財務(wù)檔案類，“D”表示人事檔案類，“E”表示項目文檔類，“F”表示技術(shù)文檔類，“G”表示市場營銷類，“H”表示其他類。2.二級編號：采用阿拉伯數(shù)字表示該類別下文檔檔案的順序號，如“A001”表示行政公文類的第1份文件。3.編號示例：“B005”表示業(yè)務(wù)合同類的第5份合同。四、文檔檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門文檔檔案的收集工作，確保工作中形成的各類文檔檔案及時、完整地收集起來。2.對于重要會議、活動等形成的文檔檔案，相關(guān)部門應(yīng)在會議結(jié)束或活動結(jié)束后及時整理并移交公司檔案管理部門。3.對于外來文件、資料等，應(yīng)按照公司規(guī)定進行簽收、登記，并及時移交公司檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到各部門移交的文檔檔案后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括對文檔檔案進行分類、編號、編目、裝訂等。2.對文檔檔案進行分類時，應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標準進行分類，確保分類準確、合理。3.對文檔檔案進行編號時，應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，確保編號唯一。4.對文檔檔案進行編目時，應(yīng)編制文檔檔案目錄清單，包括文檔檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和利用。5.對文檔檔案進行裝訂時，應(yīng)按照文檔檔案的類別、大小等進行統(tǒng)一裝訂，確保裝訂整齊、牢固。五、文檔檔案的存儲與保管（一）存儲1.公司文檔檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.電子檔案應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，確保電子檔案的安全和完整。4.對于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲等方式進行保護，防止電子檔案被非法獲取或篡改。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負責文檔檔案的保管工作，定期對文檔檔案進行檢查和清點，確保文檔檔案的安全和完整。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.對于電子檔案，應(yīng)建立電子檔案目錄清單，并定期進行更新，確保電子檔案目錄清單與實際電子檔案相符。4.檔案管理部門應(yīng)定期對文檔檔案進行整理和維護，對破損、褪色等檔案應(yīng)及時進行修復或更換。5.對于超過保管期限的文檔檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求進行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行，確保鑒定結(jié)果準確、合理。銷毀工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，確保銷毀過程可追溯。六、文檔檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱文檔檔案時，應(yīng)填寫《文檔檔案查閱申請表》，注明查閱的文檔檔案名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門負責人簽字同意后，提交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《文檔檔案查閱申請表》后，應(yīng)及時進行審核。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)安排專人負責提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點進行查閱，不得擅自將文檔檔案帶出查閱地點。查閱過程中，應(yīng)愛護文檔檔案，不得在文檔檔案上涂改、標記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的文檔檔案及時歸還檔案管理部門，并在《文檔檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱文檔檔案時，應(yīng)填寫《文檔檔案借閱申請表》，注明借閱的文檔檔案名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并經(jīng)本部門負責人簽字同意后，提交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《文檔檔案借閱申請表》后，應(yīng)及時進行審核。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《文檔檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議要求提供借閱服務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照《文檔檔案借閱協(xié)議》規(guī)定的期限歸還借閱的文檔檔案，并確保文檔檔案的安全和完整。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并經(jīng)檔案管理部門同意。4.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管借閱的文檔檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、泄露等。如發(fā)現(xiàn)文檔檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)的責任。七、文檔檔案的保密與安全（一）保密1.公司文檔檔案涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要信息，各部門及員工應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，確保文檔檔案不被泄露。2.檔案管理部門應(yīng)與接觸文檔檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。接觸文檔檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密協(xié)議的規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露文檔檔案的內(nèi)容。3.在文檔檔案的查閱、借閱等過程中，檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、設(shè)置查閱密碼等，確保文檔檔案的安全。（二）安全1.檔案管理部門應(yīng)加強文檔檔案的安全管理，采取必要的安全措施，如安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保文檔檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)定期對文檔檔案的安全情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處