PAGE鎮(zhèn)檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鎮(zhèn)檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案收集、整理、保管、查閱等工作流程，提高檔案管理水平，為鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供有力的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)政府各部門、下屬事業(yè)單位及各村（居）委會(huì)在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鎮(zhèn)檔案室負(fù)責(zé)集中管理全鎮(zhèn)范圍內(nèi)的各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性與完整性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容完整無缺，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.保密性原則對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全與保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施鎮(zhèn)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，保障檔案安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索，提高檔案管理效率和利用水平。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤管理。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全鎮(zhèn)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識。（二）各部門、村（居）委會(huì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本轄區(qū)內(nèi)檔案資料的形成、積累和整理工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.按照鎮(zhèn)檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交鎮(zhèn)檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管本部門、本轄區(qū)內(nèi)的檔案資料，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.積極配合鎮(zhèn)檔案室開展檔案管理工作，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等各類公文。2.鎮(zhèn)政府制定的各類政策文件、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.各部門在履行職能過程中形成的業(yè)務(wù)文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.鎮(zhèn)內(nèi)各類重大活動(dòng)、突發(fā)事件的相關(guān)文件、照片、錄像等資料。5.各村（居）委會(huì)上報(bào)的各類文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄等。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門、村（居）委會(huì)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門、本轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰（電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確），簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對收集的檔案資料進(jìn)行初步分類整理，區(qū)分不同類別和保管期限，便于后續(xù)移交鎮(zhèn)檔案室。（三）收集時(shí)間1.常規(guī)性文件資料應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交鎮(zhèn)檔案室。2.重大活動(dòng)、突發(fā)事件等臨時(shí)性檔案資料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理并移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。保管期限分為永久保存、長期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）。機(jī)構(gòu)（問題）可根據(jù)鎮(zhèn)政府部門設(shè)置和工作職能進(jìn)行劃分，如黨政綜合、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村等。（具體分類可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化）2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如財(cái)政財(cái)務(wù)檔案、民政檔案、計(jì)劃生育檔案、安全生產(chǎn)檔案等。各類業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照其自身的業(yè)務(wù)流程和規(guī)范要求進(jìn)行整理。3.科技檔案包括基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備儀器檔案等?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目建設(shè)程序，從項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分類整理；設(shè)備儀器檔案應(yīng)涵蓋設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等全過程資料。4.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等。按照形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，并配以文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。5.實(shí)物檔案如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。對實(shí)物檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄其名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、來源等信息，并妥善保管。（二）整理方法1.文書檔案對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料進(jìn)行排列，同一類別的文件按照時(shí)間順序排列。編寫卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項(xiàng)目，確保準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。填寫卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、整理情況、缺損情況等信息。裝訂成冊，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂的方式，確保文件整齊、牢固。2.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)檔案的分類要求，對各類業(yè)務(wù)文件進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的檔案盒或文件夾。對每份業(yè)務(wù)文件進(jìn)行編號，并在文件首頁加蓋歸檔章，注明年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號等信息。編寫業(yè)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄業(yè)務(wù)文件的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱。3.科技檔案基本建設(shè)項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目建設(shè)階段，將項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗(yàn)收文件等分別進(jìn)行整理。對每份文件進(jìn)行編號，并建立項(xiàng)目檔案總目錄，目錄應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、文件類別、文件編號、文件題名、日期等信息。繪制項(xiàng)目檔案索引圖，直觀反映項(xiàng)目檔案的分類和存放位置。設(shè)備儀器檔案收集設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作手冊、維修記錄、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。按照設(shè)備儀器的型號、規(guī)格進(jìn)行分類整理，建立設(shè)備儀器檔案袋，袋內(nèi)文件按照重要程度和時(shí)間順序排列。在設(shè)備儀器檔案袋封面注明設(shè)備儀器名稱、型號、編號、購置日期、使用部門等信息。4.聲像檔案照片檔案對照片進(jìn)行編號，編號應(yīng)體現(xiàn)照片的形成時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，如“[拍攝年份][拍攝月份][拍攝日期][照片主題編號]”。填寫照片說明，注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等詳細(xì)信息，并對照片進(jìn)行分類整理，同一主題的照片集中存放。將照片沖印或掃描成電子文件，電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一為JPEG或TIFF等常用格式，分辨率不低于[X]dpi。錄音、錄像檔案對錄音、錄像資料進(jìn)行整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容主題、錄制人等信息。將錄音、錄像資料轉(zhuǎn)錄成電子文件，電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一為MP3、MP4等常用格式，并確保音質(zhì)、畫質(zhì)清晰。按照錄音、錄像資料的內(nèi)容主題進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。5.實(shí)物檔案對實(shí)物檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括實(shí)物名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、來源、規(guī)格、材質(zhì)等信息。將實(shí)物檔案存放在專門的展示柜或檔案盒中，并在存放處標(biāo)注實(shí)物檔案的名稱和相關(guān)信息。（三）整理期限各部門、村（居）委會(huì)應(yīng)在檔案收集齊全后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理工作，并移交鎮(zhèn)檔案室。鎮(zhèn)檔案室應(yīng)在接收檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)查和上架工作。五、檔案保管（一）保管場所1.鎮(zhèn)檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架保管，排列整齊有序，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)存放在相冊或檔案盒中，錄音、錄像資料應(yīng)存放在專用存儲設(shè)備中，實(shí)物檔案應(yīng)存放在展示柜或檔案盒中，并做好防護(hù)措施。（三）保管期限1.永久保存檔案本鎮(zhèn)制定的重要政策文件、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。涉及本鎮(zhèn)重大歷史事件、重要人物的檔案資料。上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有長期保存價(jià)值的文件。其他需要永久保存的檔案資料。2.長期保存檔案（[X]年）本鎮(zhèn)一般性的政策文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。各部門在履行職能過程中形成的具有一定歷史價(jià)值和參考意義的業(yè)務(wù)文件。其他需要長期保存的檔案資料（具體保管期限可根據(jù)實(shí)際情況確定）。3.短期保存檔案（[X]年）本鎮(zhèn)臨時(shí)性的文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。各部門在短期內(nèi)需要查閱參考的業(yè)務(wù)文件。其他需要短期保存的檔案資料（具體保管期限可根據(jù)實(shí)際情況確定）。（四）檔案清查1.鎮(zhèn)檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、保管狀況良好。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等信息，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。3.建立檔案清查臺賬，詳細(xì)記錄清查時(shí)間、清查人員、清查結(jié)果等信息，以備查閱。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.本鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.因工作需要查閱其他部門檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱本鎮(zhèn)檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、工作單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)出示有效身份證件，經(jīng)檔案室工作人員核實(shí)身份后，方可查閱檔案。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的陪同下查閱。（三）查閱方式1.查閱人員可在檔案室查閱檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。2.檔案室應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，方便查閱人員獲取檔案信息。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、工作單位、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人和鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。4.檔案室工作人員應(yīng)對借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，并在《檔案借閱申請表》上注明歸還日期。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鎮(zhèn)檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定其保管期限。2.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，形成檔案鑒