PAGE檔案科檔案利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案科所保管的各類檔案的利用管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用流程和管理制度，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案利用工作有序進(jìn)行。二、檔案利用的范圍與方式（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，用于工作決策、業(yè)務(wù)開展、項(xiàng)目論證、問題研究等。2.公司/組織員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、職稱評(píng)定、學(xué)歷認(rèn)證等需要查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作聯(lián)系、合作交流等需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案，但須經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、執(zhí)法需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案，按照法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案科查閱室查閱檔案，檔案科工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。3.復(fù)制檔案利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案內(nèi)容，但須經(jīng)檔案科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。三、檔案利用的流程（一）申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容，并簽字蓋章后提交檔案科。2.員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)等需要查閱本人相關(guān)檔案的，應(yīng)填寫《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案科。3.外單位因工作聯(lián)系等需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章后提交檔案科。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、執(zhí)法需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書和工作證件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）審批1.檔案科收到《檔案利用申請(qǐng)表》或相關(guān)介紹信、法律文書后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括利用目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)、查閱期限是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于一般性的檔案利用申請(qǐng)，由檔案科負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要檔案、敏感信息或較大范圍查閱的申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案科應(yīng)在《檔案利用申請(qǐng)表》上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)文號(hào)和審批日期。（三）查閱與借閱1.檔案利用者憑《檔案利用申請(qǐng)表》和有效身份證件到檔案科查閱室查閱檔案。檔案科工作人員應(yīng)按照審批意見提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.如需借閱檔案，檔案利用者應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.檔案利用者在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案科報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）復(fù)制1.檔案利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等，并經(jīng)檔案科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案科工作人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的復(fù)制內(nèi)容和份數(shù)進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案科印章。3.根據(jù)公司/組織規(guī)定，檔案復(fù)制可收取一定的費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在檔案科顯著位置公示。（五）歸還與注銷1.檔案利用者借閱檔案期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案科工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案利用申請(qǐng)表》上注明歸還日期。2.對(duì)于已完成查閱、借閱或復(fù)制等利用手續(xù)的檔案利用申請(qǐng)，檔案科應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注銷登記，將相關(guān)信息歸檔保存。四、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案科應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體和信息的安全保護(hù)。檔案查閱室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案利用者在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)遵守檔案科的安全規(guī)定，不得在檔案查閱室內(nèi)吸煙、使用明火、私拉亂接電線等。3.檔案科工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。（二）保密管理1.檔案科應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理。檔案工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案利用者在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理和利用。3.檔案科應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，確定不同的查閱范圍和審批程序。對(duì)于絕密級(jí)檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱人員范圍，并實(shí)行專人專管。4.檔案利用者如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處。摘錄、引用的內(nèi)容不得超出檔案原文范圍，不得擅自修改或歪曲檔案原意。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案科的檔案利用制度執(zhí)行情況、檔案安全保密情況等進(jìn)行檢查。2.檔案科應(yīng)定期對(duì)檔案利用工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司/組織應(yīng)建立檔案利用工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案科及檔案工作人員的檔案利用工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案利用服務(wù)質(zhì)量、檔案安全保密情況、檔案利用制度執(zhí)行情況等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)與檔案科及檔案工作人員的績效掛鉤，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案科及檔案工作人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在問題的檔案科及檔案工作人員，應(yīng)責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。