PAGE項目前期檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目前期檔案管理，確保項目前期文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，便于項目查詢、利用和維護，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目前期工作中形成的各類文件材料的管理，包括但不限于項目規(guī)劃、可行性研究、立項審批、勘察設(shè)計、招投標(biāo)等階段。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則項目前期檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映項目前期工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集項目前期各階段形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準和規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善項目前期檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督項目前期各部門的檔案收集、整理工作。3.集中統(tǒng)一管理項目前期檔案，進行分類、編號、裝訂、上架等整理工作。4.建立項目前期檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和共享。5.定期對項目前期檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準后實施。6.負責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。7.對項目前期檔案管理工作進行總結(jié)、分析，不斷改進管理方法和手段。（二）項目前期各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門項目前期文件材料的收集、整理、歸檔工作，并對歸檔文件材料的完整性、準確性負責(zé)。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)與公司檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，及時移交本部門形成的檔案。3.在項目前期工作中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目規(guī)劃階段：項目建議書、可行性研究報告（含附件）、項目申請報告、環(huán)境影響評價報告、節(jié)能評估報告等。2.立項審批階段：立項批復(fù)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。3.勘察設(shè)計階段：勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更文件等。4.招投標(biāo)階段：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。5.其他與項目前期相關(guān)的文件材料，如會議紀要、來往函件、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件格式的通用性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類按照項目前期工作流程和文件材料的性質(zhì)，分為項目規(guī)劃類、立項審批類、勘察設(shè)計類、招投標(biāo)類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字對檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式可根據(jù)公司實際情況確定，一般包括項目編號、類別代碼、年度、順序號等部分。3.排列按照編號順序?qū)n案進行排列，同一項目的檔案應(yīng)集中排列在一起。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間項目前期各階段形成文件材料后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。一般情況下，項目規(guī)劃類文件在規(guī)劃方案確定后一個月內(nèi)歸檔；立項審批類文件在取得批復(fù)后半個月內(nèi)歸檔；勘察設(shè)計類文件在設(shè)計任務(wù)完成后一個月內(nèi)歸檔；招投標(biāo)類文件在招標(biāo)工作結(jié)束后半個月內(nèi)歸檔。其他文件材料應(yīng)隨工作進程及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的文件材料進行自查，確保文件材料齊全、完整、準確。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并提交給公司檔案管理部門，檔案管理部門進行核對驗收。4.經(jīng)核對無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。（三）保管期限根據(jù)項目前期檔案的重要性和保存價值，確定保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司重大利益、具有長期利用價值的文件材料，如項目可行性研究報告、立項批復(fù)文件等，應(yīng)永久保管。2.長期保管對項目建設(shè)和運營有重要參考價值的文件材料，保管期限一般為10年至50年，如勘察設(shè)計文件、招投標(biāo)文件等。3.短期保管在項目前期工作中形成的、保存價值相對較小的文件材料，保管期限一般為5年以下，如一般性的會議紀要、來往函件等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目前期檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的項目前期檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位或個人查閱項目前期檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員進行核對驗收。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項目前期檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的項目前期檔案，借閱申請人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位或個人原則上不得借閱項目前期檔案，如有特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準。（四）借閱程序1.借閱申請人填寫檔案借閱申請表，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目前期各部門負責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制檔案鑒定清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時間等信息。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定清冊進行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準，逐份對檔案進行鑒定，提出存毀意見。3.檔案鑒定小組將鑒定結(jié)果報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀工作，并在檔案銷毀