PAGE高校資產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強高校資產(chǎn)檔案管理，確保資產(chǎn)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高資產(chǎn)使用效益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位及所屬機構(gòu)的資產(chǎn)檔案管理工作。（三）定義1.高校資產(chǎn)檔案：指高校在資產(chǎn)購置、使用、處置等過程中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、憑證等，包括資產(chǎn)的立項審批文件、采購合同、驗收報告、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、處置審批文件等。2.資產(chǎn)檔案管理：指對高校資產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作的全過程管理。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：高校資產(chǎn)檔案由學校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：資產(chǎn)檔案應(yīng)如實反映資產(chǎn)的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：資產(chǎn)檔案應(yīng)涵蓋資產(chǎn)從形成到處置的全過程，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的資產(chǎn)檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善高校資產(chǎn)檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門、各單位的資產(chǎn)檔案管理工作，定期進行檢查和評估。3.負責資產(chǎn)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。4.負責資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.負責對資產(chǎn)檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）資產(chǎn)使用部門職責1.負責本部門資產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向?qū)W校檔案管理部門移交。2.負責建立本部門資產(chǎn)檔案臺賬，記錄資產(chǎn)的購置、使用、處置等情況，確保臺賬與檔案信息一致。3.負責對本部門資產(chǎn)檔案的真實性、完整性和保密性負責，嚴格按照學校檔案管理規(guī)定進行管理。4.配合學校檔案管理部門做好資產(chǎn)檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）資產(chǎn)管理人員職責1.負責資產(chǎn)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。2.負責對資產(chǎn)檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責對資產(chǎn)檔案進行定期檢查和核對，確保檔案的安全和完整。4.負責對資產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)進行維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。5.負責對資產(chǎn)檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、資產(chǎn)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)：包括資產(chǎn)的立項審批文件、采購計劃、采購合同、招投標文件、驗收報告等。2.資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)：包括資產(chǎn)的使用說明書、操作手冊、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、盤點記錄等。3.資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)：包括資產(chǎn)的處置申請、審批文件、評估報告、處置合同等。4.其他與資產(chǎn)相關(guān)的文件、資料、圖表、憑證等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負責資產(chǎn)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.資產(chǎn)檔案應(yīng)按照“一事一卷”的原則進行整理，確保檔案資料的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.資產(chǎn)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張、格式和裝訂方式，確保檔案的規(guī)范化管理。4.資產(chǎn)檔案應(yīng)注明日期、編號、名稱、來源等信息，確保檔案資料的清晰、準確。（三）整理方法1.分類：按照資產(chǎn)的類別、用途、來源等進行分類，確保檔案資料的有序管理。2.編號：對每一份資產(chǎn)檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制資產(chǎn)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期來源等信息，便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對整理好的資產(chǎn)檔案進行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。四、資產(chǎn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)定期將整理好的資產(chǎn)檔案移交學校檔案管理部門進行歸檔。2.資產(chǎn)檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.資產(chǎn)檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，不得拖延或積壓。（二）保管期限1.資產(chǎn)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的資產(chǎn)檔案包括資產(chǎn)的立項審批文件、采購合同、驗收報告、處置審批文件等重要文件。3.長期保管的資產(chǎn)檔案包括資產(chǎn)的使用說明書、操作手冊、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等一般性文件，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的資產(chǎn)檔案包括資產(chǎn)的盤點記錄、臨時文件等臨時性文件，保管期限一般為1年至5年。（三）保管方式1.資產(chǎn)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管，確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保管。3.電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，確保檔案的安全存儲。4.資產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案資料的安全和完整。五、資產(chǎn)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《資產(chǎn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到學校檔案管理部門查閱。2.校外單位或個人因工作需要查閱資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《資產(chǎn)檔案查閱申請表》，經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，并嚴格遵守檔案查閱規(guī)定。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的資產(chǎn)檔案，未經(jīng)學校保密部門批準，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《資產(chǎn)檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負責人或?qū)W校檔案管理部門負責人對《資產(chǎn)檔案查閱申請表》進行審批，批準后，查閱人方可查閱。3.查閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，到檔案庫房查閱檔案，并嚴格遵守檔案查閱規(guī)定。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。4.查閱人如需復印或摘錄資產(chǎn)檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.資產(chǎn)檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.利用資產(chǎn)檔案時，應(yīng)注明檔案的來源、查閱時間、查閱人等信息，確保檔案的可追溯性。3.利用資產(chǎn)檔案形成的資料、成果等，其知識產(chǎn)權(quán)歸學校所有。如需對外發(fā)表或使用，應(yīng)經(jīng)學校相關(guān)部門批準。六、資產(chǎn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.資產(chǎn)檔案的鑒定應(yīng)遵循“全面審查、準確判斷、慎重決定”的原則，確保檔案的真實性、完整性和價值性。2.資產(chǎn)檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況進行。（二）鑒定程序1.學校檔案管理部門應(yīng)定期組織對資產(chǎn)檔案進行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、資產(chǎn)使用部門負責人、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)按照資產(chǎn)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等進行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定小組應(yīng)填寫《資產(chǎn)檔案鑒定意見書》，注明檔案的名稱、編號、保管期限、鑒定意見等信息。4.學校檔案管理部門負責人對《資產(chǎn)檔案鑒定意見書》進行審批，批準后，按照規(guī)定進行銷毀或繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的資產(chǎn)檔案，應(yīng)編制《資產(chǎn)檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《資產(chǎn)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)學校檔案管理部門負責人和資產(chǎn)使用部門負責人簽字確認。3.銷毀資產(chǎn)檔案時，應(yīng)安排專人負責監(jiān)銷，確保檔案的徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《資產(chǎn)檔案銷毀清冊》上簽字確認。4..銷毀后的《資產(chǎn)檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.學校檔案管理部門負責對各部門、各單位的資產(chǎn)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期組織開展資產(chǎn)檔案管理工作的評估和考核。2.資產(chǎn)使用部門應(yīng)定期對本部門的資產(chǎn)檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向?qū)W校檔案管理部門報告。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.資產(chǎn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.資產(chǎn)檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，包括檔案資料的齊全、真實、規(guī)范、有序、保密等情況。3.資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案信息的錄入、存儲、檢索、利用等情況。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，學校檔案管理部門應(yīng)及時下達《整改通知書》