PAGE街道物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強街道物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本街道實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道轄區(qū)內(nèi)所有物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理工作，包括但不限于物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案、物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案、維修養(yǎng)護檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案、安全管理檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由街道指定的部門或?qū)Ｈ素撠?zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映物業(yè)管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形成規(guī)律進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，對涉及業(yè)主隱私等敏感信息嚴格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）街道物業(yè)管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善街道物業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督轄區(qū)內(nèi)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的檔案管理工作。3.收集、整理、保管街道物業(yè)項目的重要檔案資料，如物業(yè)服務(wù)合同、招投標文件等。4.定期對物業(yè)檔案管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。（二）物業(yè)服務(wù)企業(yè)職責(zé)1.建立健全本企業(yè)的物業(yè)檔案管理制度，明確檔案管理崗位和人員職責(zé)。2.負責(zé)收集、整理、歸檔本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的各類檔案資料，并確保檔案的完整、準確和及時。3.按照街道物業(yè)管理部門的要求，定期向街道報送物業(yè)檔案資料。4.妥善保管物業(yè)檔案，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和記錄工作，確保檔案的合理使用和歸還。5.積極參與檔案信息的開發(fā)利用工作，為物業(yè)管理決策提供參考依據(jù)。三、檔案的分類與編號（一）分類方法1.物業(yè)服務(wù)合同類：包括物業(yè)服務(wù)合同、補充協(xié)議、招投標文件等。2.業(yè)主檔案類：包括業(yè)主基本信息、房屋產(chǎn)權(quán)信息、業(yè)主繳費記錄、投訴處理記錄等。3.物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案類：包括房屋建筑檔案、共用設(shè)施設(shè)備檔案（如電梯、消防設(shè)備、給排水系統(tǒng)等）。4.維修養(yǎng)護檔案類：包括維修計劃、維修記錄、養(yǎng)護記錄、工程驗收報告等。5.環(huán)境衛(wèi)生檔案類：包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運記錄、綠化養(yǎng)護記錄等。6.安全管理檔案類：包括安全管理制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理記錄等。7.其他檔案類：如社區(qū)文化活動檔案、物業(yè)服務(wù)質(zhì)量考核檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的編號方式，便于分類識別和查詢。2.編號結(jié)構(gòu)為：大類代碼+中類代碼+小類代碼+順序號。3.大類代碼用大寫字母表示，如“W”表示物業(yè)服務(wù)合同類，“Y”表示業(yè)主檔案類等。4.中類代碼和小類代碼用兩位數(shù)字表示，根據(jù)分類層級依次排列。5.順序號用四位數(shù)字表示，按照檔案形成的先后順序依次編號。例如：物業(yè)服務(wù)合同類中編號為W01010001，表示該類檔案中的第一份物業(yè)服務(wù)合同。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確檔案收集的責(zé)任部門和人員，確保檔案收集工作的及時、準確。2.各部門和崗位在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等，應(yīng)按照檔案管理要求及時移交檔案管理人員。3.對于外來文件、信函、通知等，由接收部門或人員及時登記，并移交檔案管理人員歸檔。4.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的落實。（二）整理要求1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行分類整理，確保同一類檔案資料集中存放。2.對每份檔案資料進行核對，檢查其完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案資料及時進行補充、修正或完善。3.按照檔案編號規(guī)則對檔案資料進行編號，并編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.對檔案資料進行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊、美觀和牢固。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案庫房的安全和適宜的保管環(huán)境。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)服務(wù)合同、涉及重大決策和權(quán)益的文件等。3.長期保管的檔案期限一般為1050年，如物業(yè)設(shè)施設(shè)備的重要維修記錄、業(yè)主大會會議記錄等。4.短期保管的檔案期限一般為110年，如一般性的維修記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄等。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。2.對檔案進行定期盤點，每年至少一次，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記和記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并做好登記。（二）借閱規(guī)定1.外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)街道物業(yè)管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及業(yè)主隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴格限制查閱和使用范圍，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.在檔案整理、保管、查閱、借閱等過程中，采取必要的保密措施，如對檔案進行加密存儲、限制訪問權(quán)限等。（二）安全防范1.加強檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、嚴格審批的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由街道物業(yè)管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步清理，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定是否需要銷毀。3.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)街道物業(yè)管理部門負責(zé)人審核批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保