PAGE土建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司土建檔案管理，確保土建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修以及技術(shù)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有土建工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建、維修等項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：土建檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映土建工程建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.同步歸檔原則：檔案資料的形成、積累與工程建設(shè)進(jìn)度同步，確保檔案的及時(shí)性和連貫性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露、不丟失。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司土建檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用公司土建工程項(xiàng)目的各類(lèi)檔案資料。3.對(duì)各部門(mén)和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)土建工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位做好檔案資料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的審核、驗(yàn)收等工作，提供必要的技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）參建單位職責(zé)1.各參建單位（包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位）應(yīng)建立健全本單位的檔案管理制度，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料，并向項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和檔案管理部門(mén)移交。3.確保檔案資料的質(zhì)量符合國(guó)家和地方有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司要求，對(duì)檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.勘察設(shè)計(jì)文件：包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、巖土工程勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工過(guò)程文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。6.其他與土建工程有關(guān)的文件：如工程合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門(mén)和參建單位應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集各類(lèi)檔案資料。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.電子檔案應(yīng)采用通用格式，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照工程項(xiàng)目的單項(xiàng)工程、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等層次進(jìn)行分類(lèi)整理，同一層次的檔案資料應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序排列。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案收集范圍，將土建檔案分為工程前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工過(guò)程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如施工過(guò)程文件可分為施工管理文件、施工技術(shù)文件、工程質(zhì)量文件等。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般應(yīng)按照文件的重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)統(tǒng)一。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目；備考表應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、在組卷和編目過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題等。4.裝訂：案卷應(yīng)采用三孔一線(xiàn)或膠裝等方式裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)在項(xiàng)目竣工后，應(yīng)組織各參建單位對(duì)檔案資料進(jìn)行初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.審核通過(guò)后，項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)應(yīng)將檔案資料整理成冊(cè)，編制檔案移交清單，向檔案管理部門(mén)移交。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和參建單位進(jìn)行整改，直至符合要求。4.審核驗(yàn)收合格后，檔案管理部門(mén)辦理檔案接收手續(xù)，將檔案資料正式歸檔保存。（二）保管期限土建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表等，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存：對(duì)公司長(zhǎng)期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)管理有重要作用的檔案，如工程地質(zhì)勘察報(bào)告、巖土工程勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)表、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，保管期限為[X]年。3.短期保存：對(duì)公司短期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)管理有一定作用的檔案，如一般性的來(lái)往信函、會(huì)議紀(jì)要、照片、錄像等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理方便的原則，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際工作需要，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修、技術(shù)創(chuàng)新等提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱土建檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱土建檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等情況。2.征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)，了解檔案在實(shí)際工作中的作用和需求。3.對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.在公司紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)的監(jiān)督下，由檔案管理部門(mén)組織對(duì)銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司土建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有土建檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)：開(kāi)發(fā)土建檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和信息化。3.安全保障：建立健全檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶(hù)認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息