PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案分管制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機關(guān)各部門、各下屬事業(yè)單位以及其他相關(guān)機構(gòu)在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案的形成應(yīng)真實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、來源等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負責(zé)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各部門、各下屬事業(yè)單位檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.負責(zé)檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。5.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府決策、行政管理、社會服務(wù)等提供檔案支持。（二）各部門、各下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責(zé)檔案管理工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門、本單位形成的檔案整理歸檔，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱登記等。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類文件、材料、會議記錄、報表、合同等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府組織的各類會議、活動、調(diào)研等形成的文件、資料、照片、錄像等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各下屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，包括科研成果、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)報表等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員在工作中形成的個人檔案，如人事檔案、考核檔案等。5.其他與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門、各下屬事業(yè)單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和要求，及時收集本部門、本單位的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對重要文件、資料、實物等應(yīng)進行重點收集，確保其真實性和準(zhǔn)確性。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造。4.對電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則與方法1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄?？萍紮n案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立檔案目錄和索引。人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案材料目錄和索引。財務(wù)檔案：按照會計年度、類別進行分類整理，裝訂成冊，建立檔案目錄。聲像檔案：按照內(nèi)容、時間、載體等進行分類整理，編制目錄和說明。電子檔案：按照電子文件管理要求進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全和有效利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案柜等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找和利用。2.紙質(zhì)檔案：應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案袋進行裝訂和存放，確保檔案的牢固和整齊。3.電子檔案：應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理機制，確保電子檔案的安全。4.聲像檔案：應(yīng)使用專用的存儲設(shè)備進行保管，并定期進行檢查和維護，確保聲像檔案的質(zhì)量。5.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保管期限1.文書檔案：保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案：保管期限根據(jù)項目的重要程度和實際需要確定，一般不少于項目的使用壽命。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行保管，長期保存。4.財務(wù)檔案：保管期限按照會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或30年。5.聲像檔案：保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般不少于10年。（四）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作：檔案管理部門應(yīng)定期組織對到期檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員等組成的鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.銷毀程序：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同有關(guān)部門進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.銷毀記錄：銷毀檔案的相關(guān)記錄應(yīng)長期保存，以備查考。五、檔案的利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機關(guān)各部門在工作中查閱本部門形成的檔案。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員因工作需要查閱與其工作相關(guān)的檔案。3.其他單位或個人因工作需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的數(shù)據(jù)和幫助，確保利用者能夠順利查閱檔案。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制質(zhì)量。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。2.檔案利用者查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。4.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案信息安全。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機關(guān)各部門、各下屬事業(yè)單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府現(xiàn)有的各類檔案進行數(shù)字化掃描處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.試點階段：選擇部分部門或單位進行檔案信息化建設(shè)試點，總結(jié)經(jīng)驗，完善方案。3.全面實施階段：在試點成功的基礎(chǔ)上，全面推進檔案信息化建設(shè)工作，確保按時完成建設(shè)任務(wù)。4.運行維護階段：建立檔案信息化管理系統(tǒng)的運行維護機制，定期對系統(tǒng)進行檢查、維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門負責(zé)對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)工作情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對各部門、各下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對部分部門或單位的檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對檔案管理工