PAGE審計資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司審計資料檔案的管理，確保審計資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮審計資料在公司管理和決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)開展審計工作過程中形成的各類資料檔案，包括審計計劃、審計工作底稿、審計報告、審計決定書、審計移送處理書以及與審計項目相關(guān)的其他文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：審計資料檔案由公司審計部門集中統(tǒng)一管理，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：審計資料應(yīng)如實反映審計工作的全過程和結(jié)果，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保審計資料的安全，防止資料泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于審計人員和其他相關(guān)人員查閱和利用審計資料。二、審計資料檔案的分類與編號（一）分類1.審計項目檔案：按照審計項目的類別進行分類，如財務(wù)收支審計、經(jīng)濟責(zé)任審計、內(nèi)部控制審計等。每個審計項目檔案下再按照審計程序的不同階段進行細(xì)分，包括審計準(zhǔn)備、審計實施、審計終結(jié)等階段的資料。2.審計工作日常管理檔案：主要包括審計部門的工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人員培訓(xùn)資料等。3.審計法規(guī)及相關(guān)政策檔案：收集整理國家和地方有關(guān)審計的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。（二）編號1.審計項目檔案編號：采用“年份+項目類別代碼+項目序號”的方式進行編號。例如，2023年財務(wù)收支審計項目的第5個項目，編號為“2023CZ05”。其中，“CZ”為財務(wù)收支審計的類別代碼，可根據(jù)實際情況設(shè)定不同審計項目類別的代碼。2.審計工作日常管理檔案編號：按照資料的性質(zhì)和時間順序進行編號，如“RJ001”表示審計部門工作計劃的第一份文件。3.審計法規(guī)及相關(guān)政策檔案編號：根據(jù)法規(guī)政策的頒布時間和類別進行編號，如“FG202301”表示2023年頒布的第1部審計法規(guī)文件。三、審計資料檔案的收集與整理（一）收集1.審計項目實施過程中：審計人員應(yīng)及時將審計過程中形成的各類資料，包括審計通知書、審計工作底稿、審計證據(jù)、被審計單位反饋意見等，提交給項目負(fù)責(zé)人。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對資料進行檢查，確保資料的完整性。2.審計項目終結(jié)后：審計組應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將審計報告、審計決定書、審計移送處理書等終結(jié)性資料整理齊全，連同審計工作底稿等相關(guān)資料一并提交給審計部門檔案管理人員。3.其他相關(guān)資料：審計部門應(yīng)及時收集與審計工作相關(guān)的外部文件、會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等，確保資料的全面性。（二）整理1.資料審查：檔案管理人員收到審計資料后，應(yīng)對資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進行審查。對于不符合要求的資料，應(yīng)及時與審計人員溝通，要求補充或更正。2.分類排序：按照本制度規(guī)定的分類方法，對審計資料進行分類，并按照資料形成的時間順序或邏輯順序進行排序。3.編目裝訂：對每份資料進行編號、編目，編制資料目錄清單。將整理好的資料按照一定的規(guī)格進行裝訂，確保資料整齊、牢固。四、審計資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.定期歸檔：審計項目結(jié)束后，審計組應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成資料的整理工作，并提交給檔案管理人員進行歸檔。檔案管理人員應(yīng)在收到資料后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔手續(xù)。2.歸檔要求：歸檔的審計資料應(yīng)保持原有的整理順序，不得隨意打亂。同時，應(yīng)在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案的類別、編號、年份等信息，便于查找和管理。（二）保管1.保管場所：設(shè)立專門的審計資料檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.保管期限：審計資料檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。一般情況下，審計項目檔案的保管期限為[X]年，重要審計項目檔案的保管期限可適當(dāng)延長。審計工作日常管理檔案和審計法規(guī)及相關(guān)政策檔案的保管期限根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定。3.檔案清查：定期對審計資料檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。五、審計資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱審計資料檔案的，應(yīng)填寫《審計資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。2.外部查閱：因特殊情況需要外部單位或人員查閱審計資料檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理審批手續(xù)。審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并對查閱情況進行記錄。（二）借閱1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計資料檔案的，應(yīng)填寫《審計資料檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和審計部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱的審計資料檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對資料的完整性和準(zhǔn)確性進行檢查。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、審計資料檔案的保密與安全（一）保密1.保密制度：建立健全審計資料檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。審計人員和檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露審計資料的內(nèi)容。2.人員管理：加強對涉及審計資料檔案人員的管理，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)。對離職人員，應(yīng)及時收回其所持有的審計資料檔案，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（二）安全1.安全防范：加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案的安全。2.應(yīng)急處理：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任人員。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。七、審計資料檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價值的審計資料檔案。2.因其他原因需要銷毀的審計資料檔案，如重復(fù)、錯誤或已被新資料替代的資料。（二）銷毀程序1.提出申請：檔案管理人員根據(jù)審計資料檔案的保管期限和實際情況，提出銷毀申請，填寫《審計資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、編號、年份、數(shù)量等信息。2.審核批準(zhǔn)：《審計資料檔案銷毀申請表》經(jīng)審計部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同審計人員共同實施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包