PAGE局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強局檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則局檔案室負責集中管理本局各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映本局各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則應全面收集、整理本局在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責對局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為全局各項工作提供檔案資料支持。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，配合檔案室做好檔案整理、歸檔等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局在工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數據、聲像等材料，均屬收集范圍（具體范圍見附件）。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。3.對于重要文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學分類。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材和防蟲、防鼠藥品。3.庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和鑒定。3.對珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）庫房管理1.檔案室應建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責。2.庫房管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。3.嚴格控制庫房的出入，非庫房管理人員未經批準不得進入庫房。因工作需要進入庫房的，應辦理登記手續(xù)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和本局檔案管理制度。2.服務大局原則檔案利用應圍繞本局中心工作，為全局各項工作提供有力支持。3.方便利用原則簡化利用手續(xù)，提高服務效率，方便全局工作人員利用檔案。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須經本局分管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內容和期限等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，應出具單位介紹信，注明查閱的目的、內容和期限等，經本局分管領導批準后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案，須經本局主要領導批準。3.查閱、借閱檔案應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案，應經檔案室管理人員同意，并按規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱、借閱結束后，應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和本局檔案管理制度為依據，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的內容、來源、時間等方面綜合分析檔案的價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，分析檔案的現實利用價值和歷史保存價值。2.根據檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限是否合理。3.參考檔案的形成背景、重要程度、完整性等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、數量等信息，并經鑒定小組負責人簽字確認。3.將《檔案銷毀清冊》報本局分管領導審批，經批準后，在指定地點進行銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案室應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。2.統計報表應準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.統計數據應定期進行分析，為檔案管理工作提供決策依據。（二）移交工作1.本局工作人員因工作調動等原因，應在辦理工作交接手續(xù)時，將本人保管的檔案資