PAGE人員紙質(zhì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員紙質(zhì)檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的紙質(zhì)檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件等相關(guān)證件。（二）入職資料1.入職申請(qǐng)表，詳細(xì)記錄入職時(shí)間、崗位、薪資待遇等信息。2.勞動(dòng)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄，包括參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的課程名稱、時(shí)間、培訓(xùn)效果評(píng)估等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，員工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃。（四）績(jī)效考核1.各年度績(jī)效考核表，反映員工工作業(yè)績(jī)、工作能力和工作態(tài)度。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃，針對(duì)績(jī)效考核結(jié)果提出的改進(jìn)措施和目標(biāo)。（五）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄，包括每月工資明細(xì)、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等。2.福利享受情況，如社保、公積金繳納記錄，休假記錄等。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰文件等，記錄員工獲得的公司內(nèi)部或外部獎(jiǎng)勵(lì)。2.違紀(jì)處罰記錄，包括違紀(jì)事實(shí)、處罰決定等。（七）崗位變動(dòng)1.崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表，記錄崗位調(diào)動(dòng)原因、時(shí)間、新崗位等信息。2.晉升審批表，用于員工晉升時(shí)的審批記錄。（八）離職資料1.離職申請(qǐng)表，記錄離職原因、離職時(shí)間等。2.離職交接清單，明確離職員工與接手人員的工作交接情況。三、檔案收集與整理（一）收集職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)員工檔案的統(tǒng)一收集和整理工作。2.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及本部門員工的相關(guān)資料提交給人力資源部門。（二）收集時(shí)間1.新員工入職時(shí)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交完整的個(gè)人檔案資料。2.員工崗位變動(dòng)、獲得獎(jiǎng)勵(lì)或處罰等情況發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將資料提交給人力資源部門。（三）整理要求1.按照檔案內(nèi)容分類，依次排列各項(xiàng)資料。2.每份資料應(yīng)注明日期，并確保資料清晰、完整。3.對(duì)于重要資料，如勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書等，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印備份，原件妥善保管。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.人力資源部門整理好員工檔案后，按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行歸檔。2.建立檔案目錄索引，便于快速查找和借閱。（二）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（三）保管期限1.員工在職期間，檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.員工離職后，檔案應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保管，一般為[X]年。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄清查結(jié)果。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.人力資源部門內(nèi)部人員因工作需要可借閱員工檔案，但需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.其他部門人員因工作需要借閱檔案，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫借閱申請(qǐng)表。3.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱期限1.一般借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）查閱規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管室。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取或偽造檔案內(nèi)容。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范工作，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已不再具有保存價(jià)值的。（二）銷毀流程1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織相關(guān)人員進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X