PAGE舞蹈房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)舞蹈房檔案管理，確保舞蹈房各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本舞蹈房?jī)?nèi)所有與教學(xué)、演出、排練、管理等相關(guān)的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：舞蹈房檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映舞蹈房的各項(xiàng)活動(dòng)和實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善舞蹈房檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)舞蹈房各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案存放環(huán)境安全。5.對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的舞蹈專業(yè)知識(shí)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、查閱、復(fù)制檔案。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為舞蹈房的教學(xué)、演出、管理等提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績(jī)等。2.演出檔案：包括演出策劃方案、節(jié)目單、演出照片、視頻資料、演出總結(jié)等。3.排練檔案：包括排練計(jì)劃、排練記錄、舞蹈作品創(chuàng)作資料等。4.師資檔案：包括教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教學(xué)成果、獲獎(jiǎng)情況等。5.學(xué)生檔案：包括學(xué)生個(gè)人信息、學(xué)習(xí)記錄、獲獎(jiǎng)情況等。6.設(shè)備檔案：包括舞蹈房設(shè)備清單、設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備維護(hù)記錄等。7.行政檔案：包括舞蹈房管理制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)分為三段，第一段為檔案類別代碼，用大寫(xiě)字母表示，如“JX”表示教學(xué)檔案，“YC”表示演出檔案等；第二段為年份代碼，用四位數(shù)字表示，如“2023”；第三段為流水號(hào)，用三位數(shù)字表示，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。3.例如，教學(xué)檔案中2023年的第一份檔案編號(hào)為“JX2023001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.舞蹈房在教學(xué)、演出、排練、管理等活動(dòng)中形成的各種文件、資料、記錄等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與舞蹈房相關(guān)的文件、通知等。3.對(duì)外交流與合作中產(chǎn)生的各類檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理要求1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.按照檔案裝訂要求，將檔案資料進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案移交檔案庫(kù)房進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次排列，放入相應(yīng)的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍。3.建立檔案歸檔登記臺(tái)賬，記錄檔案歸檔的時(shí)間、類別、數(shù)量等信息。（二）保管期限1.永久保管：重要的教學(xué)檔案、演出檔案、行政檔案等，如涉及舞蹈房歷史沿革、重大決策、重要演出等檔案資料。2.定期保管：一般的教學(xué)檔案、排練檔案、學(xué)生檔案等，保管期限為[X]年。期滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.舞蹈房?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)舞蹈房主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案資料的，還需提前預(yù)約。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記臺(tái)賬上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和舞蹈房的規(guī)定，不得用于非法目的。2.利用檔案資料進(jìn)行教學(xué)、研究、演出等活動(dòng)的，應(yīng)注明檔案資料的來(lái)源，并在使用后及時(shí)歸還檔案管理部門。3.對(duì)涉及舞蹈房商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容是否涉及舞蹈房的重要活動(dòng)、歷史沿革、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。2.檔案是否具有查考利用價(jià)值，包括教學(xué)參考、演出借鑒、研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的保存狀況是否良好，是否存在損壞、褪色等情況。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)舞蹈房主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.建立檔案銷毀登記臺(tái)賬，記錄檔案銷毀的時(shí)間、類別、數(shù)量等信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立舞蹈房檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。3.檔案信息共享：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在舞蹈房?jī)?nèi)部的共享，方便各部門查閱和利用。4.檔案信息安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等安全措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的