PAGE科技檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司科技檔案的管理，確?？萍紮n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產、經營和管理中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門、各項目團隊在科技活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于科研項目檔案、技術合同檔案、知識產權檔案、產品研發(fā)檔案、設備儀器檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科技檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準確原則：科技檔案應如實反映科技活動的全過程，保證檔案內容的真實性和準確性。3.同步管理原則：科技檔案管理工作應與科技項目的立項、研究、開發(fā)、驗收等工作同步進行，確保檔案的及時收集、整理和歸檔。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的規(guī)定，確保科技檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司科技檔案管理制度。2.負責公司科技檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用公司各類科技檔案。3.指導和監(jiān)督各部門、各項目團隊的科技檔案管理工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.參與公司重大科技項目的驗收工作，審核項目檔案的完整性和準確性。5.負責公司科技檔案的數(shù)字化建設，推進檔案信息資源的開發(fā)利用。（二）各部門職責1.負責本部門科技檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，指定專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案管理的具體工作。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的科技檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案的質量。3.在科技項目實施過程中，配合檔案管理部門做好檔案的同步管理工作，保證項目檔案的完整、準確。4.嚴格遵守公司科技檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉讓或出借科技檔案。（三）項目負責人職責1.負責項目檔案管理工作的組織和協(xié)調，確保項目檔案管理工作與項目研究工作同步進行。2.指導項目組成員做好項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，對項目檔案的完整性和準確性負責。3.在項目驗收前，組織對項目檔案進行自查，確保項目檔案符合驗收要求。三、科技檔案的形成與收集（一）形成范圍1.科研項目檔案：包括項目立項申報材料、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定材料、專利申請材料等。2.技術合同檔案：包括技術開發(fā)合同、技術轉讓合同、技術咨詢合同、技術服務合同等相關文件。3.知識產權檔案：包括專利、商標、著作權、軟件著作權等申請、審批、維護過程中的各類文件。4.產品研發(fā)檔案：包括產品設計圖紙、工藝文件、測試報告、質量檢驗報告、產品說明書等。5.設備儀器檔案：包括設備儀器的購置合同、驗收報告、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。（二）收集要求1.各部門、各項目團隊應明確專人負責科技文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.科技文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應符合檔案保管要求。3.對于重要的科技文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的副本，并注明原件保存處。4.在科技項目結束后，項目負責人應及時組織項目組成員對項目文件材料進行整理，向本部門兼職檔案員移交。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照科技項目、專業(yè)分類或時間順序進行整理，同一項目的文件材料應集中整理。（二）整理方法1.分類：根據(jù)科技檔案的形成領域和內容特點，進行科學分類。如科研項目檔案可按項目名稱分類；技術合同檔案可按合同類型分類；知識產權檔案可按專利類型、商標類別等分類。2.編號：對每一類科技檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合編碼等方式。3.編目：編制科技檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，然后按照一定順序進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。（三）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應在科技文件材料整理完畢后，及時向公司檔案管理部門歸檔。歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的科技檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應及時通知移交部門進行整改。審核合格后，將檔案入庫保管。3.科技檔案應按照保管期限進行分類存放，便于管理和查閱。五、科技檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的科技檔案，應列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的科技檔案，應列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的科技檔案，應列為短期保管，保管期限一般為15年以下。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案應存放在專用的檔案柜架上，柜架應排列整齊，便于查找。檔案存放應按照類別、保管期限順序存放。（三）保管期限變更與鑒定1.科技檔案的保管期限應根據(jù)實際情況進行定期審查，如有必要可進行變更。2.公司應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關業(yè)務部門人員參加。鑒定小組應按照國家有關規(guī)定和公司實際情況，對保管期滿檔案進行鑒定，提出存毀意見。3.對經過鑒定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。六、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因科研、生產、經營、管理等工作需要，可查閱、借閱科技檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱公司科技檔案的，應按照國家有關規(guī)定和公司相關制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員可直接到檔案管理部門查閱科技檔案。檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要借閱科技檔案的，應填寫借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供科技檔案的復制件。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用登記1.檔案管理部門應對科技檔案的利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復制件數(shù)量等。2.利用登記應定期進行整理和統(tǒng)計，以便掌握科技檔案的利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、科技檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和公司敏感信息的科技檔案，應采取嚴格的保密措施。2.檔案管理部門應對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.對涉及保密內容的科技檔案，應在檔案封面、目錄和文件上標注密級，并按照相應的保密規(guī)定進行管理。4.檔案查閱、借閱場所應相對獨立，無關人員不得進入。利用者不得擅自將檔案帶出查閱場所，如需帶出，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理登記手續(xù)。（二）安全管理規(guī)定1.加強檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任。2.檔案庫房應安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等安全設施，確保檔案庫房的安全。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對檔案管理設備設施應定期進行維