PAGE拘留所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強拘留所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在拘留所工作中的作用，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本拘留所全體工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映拘留所各項工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集和保存與拘留所工作相關的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、個人隱私等檔案信息予以保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案質量。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善拘留所檔案管理制度，并組織實施。2.對檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調指導和監(jiān)督檢查。3.集中統(tǒng)一管理拘留所各類檔案，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計等基礎工作，推進檔案信息化建設。5.組織檔案的開發(fā)利用，為拘留所工作提供服務。（二）各業(yè)務部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定等工作，提供相關業(yè)務信息和資料。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和查閱檔案，確保檔案的安全。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常收集、整理、保管、借閱等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.對檔案進行分類、編號、編目等處理，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.做好檔案的安全保護工作，定期檢查檔案保管狀況，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.積極參與檔案的信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與拘留所工作相關的文件、指示、通知等。2.拘留所制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。3.拘留所業(yè)務工作中形成的法律文書、審批文件、執(zhí)行記錄、談話記錄、教育矯治記錄等。4.拘留所工作人員的人事檔案、培訓記錄、考核材料等。5.涉及拘留所設施建設、物資采購、財務管理等方面的文件材料。6.與拘留所工作相關的其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于管理和利用。3.整理后的檔案應做到分類科學、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內容和性質，將檔案分為文書檔案、業(yè)務檔案、人事檔案、會計檔案等類別。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷，每卷厚度應適中，一般不超過200頁。3.編號：對整理好的案卷進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。4.編目：編制案卷目錄、卷內文件目錄等檢索工具，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）保管期限1.拘留所檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括拘留所的重要規(guī)章制度、法律文書、涉及重大案件的材料等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般業(yè)務文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性文件材料、臨時性工作記錄等。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，提出鑒定意見。3.對失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，銷毀時應進行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.檔案利用應遵循審批程序，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱檔案。3.檔案利用應本著服務工作、方便利用的原則，提高檔案的利用效率。（二）利用范圍1.拘留所工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機關、上級主管部門等因辦案、檢查工作需要查閱檔案。3.其他經(jīng)批準的單位或個人因特殊需要查閱檔案。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制后的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.利用登記內容應包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔案編號等信息。3.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的拘留所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和水平，為拘留所工作提供更加便捷、高效的服務。（二）電子檔案管理1.對電子文件應按照檔案管理要求進行分類、整理、存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理制度，對電子檔案的元數(shù)據(jù)信息進行規(guī)范采集和管理，確保電子檔案的可追溯性。3.定期對電子檔案進行備份，備份介質應異地存放，確保電子檔案的安全。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能，滿足檔案管理工作的實際需求。2.系統(tǒng)應設置用戶權限管理功能，對不同用戶的操作權限進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)的維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的準確性。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質量，如檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.檔案管理人員的工作情況，包括崗位職責履行、業(yè)務能力等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應定期對各業(yè)務部門的檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案的整理情況、保管狀況、利用登記等。2.不定期抽查：對重點業(yè)務部門或重要檔案進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的突出問題或重要事項，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下