PAGE大學安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強大學安全管理工作，規(guī)范安全檔案管理，確保學校安全工作有章可循、有據可查，有效預防和應對各類安全事故，保障師生員工的生命財產安全和學校教育教學秩序的正常運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學院、各部門及附屬單位在安全管理工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校安全管理工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與安全管理相關的各類文件、記錄、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行檔案管理，保證檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及學校安全工作機密的檔案資料，嚴格保密，防止信息泄露。二、安全檔案管理職責分工（一）學校安全工作領導小組1.負責制定學校安全檔案管理的總體方針和政策，指導和監(jiān)督全校安全檔案管理工作。2.定期審議安全檔案管理工作情況，對重大安全檔案事項進行決策。（二）安全管理部門1.作為學校安全檔案管理的歸口部門，負責制定安全檔案管理制度和工作流程。2.組織、協(xié)調和指導全校各部門安全檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負責建立學校安全檔案數據庫，對安全檔案進行分類、編號、編目等管理工作。4.定期對安全檔案進行檢查、評估和總結，確保檔案管理工作的質量和水平。（三）各學院、各部門及附屬單位1.負責本部門安全檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，指定專人負責安全檔案管理。2.按照學校安全檔案管理要求，及時將本部門安全工作中形成的各類文件、記錄、資料移交學校安全管理部門歸檔。3.積極配合學校安全管理部門開展安全檔案的查閱、利用等工作，為學校安全管理決策提供支持。三、安全檔案的分類與歸檔（一）安全管理制度檔案1.學校安全工作總體制度、年度安全工作計劃、總結等文件。2.各項安全工作專項制度，如消防安全管理制度、食品安全管理制度、網絡安全管理制度等。3.安全工作應急預案，包括綜合應急預案、專項應急預案和現(xiàn)場處置方案等。（二）安全工作會議檔案1.學校安全工作領導小組會議記錄、紀要。2.安全工作專題會議記錄、紀要，如消防安全工作會議、交通安全工作會議等。（三）安全檢查與隱患排查檔案1.安全檢查計劃、方案。2.安全檢查記錄，包括日常檢查、定期檢查、專項檢查等記錄。3.隱患排查臺賬，記錄隱患排查情況、整改措施、整改責任人、整改期限及整改結果等。4.重大安全隱患報告及處理情況記錄。（四）安全教育與培訓檔案1.安全教育培訓計劃、方案。2.師生員工安全教育培訓記錄，包括培訓時間、地點、內容、參加人員等。3.安全培訓教材、課件、試卷等資料。（五）安全事故檔案1.安全事故報告，包括事故發(fā)生時間、地點、經過、原因、損失情況、處理情況等。2.事故調查記錄、報告，包括事故調查組組成人員、調查過程、調查結果等。3.事故處理決定、整改措施及落實情況記錄。（六）安全設施設備檔案1.安全設施設備清單，包括消防設施、安防設施、特種設備等。2.安全設施設備采購合同、發(fā)票、驗收報告等資料。3.安全設施設備維護保養(yǎng)記錄、檢測報告等。（七）安全工作經費檔案1.安全工作經費預算、決算報告。2.安全工作經費支出憑證、報銷記錄等。（八）其他安全檔案1.與學校安全管理工作相關的上級文件、通知、通報等。2.師生員工安全承諾書、安全責任書等。3.安全工作宣傳資料、圖片、影像等資料。四、安全檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確安全檔案收集責任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門安全工作中產生的各類文件、記錄、資料。2.收集的檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲介質進行保存。（二）整理要求1.安全檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，并按照分類順序排列。4.對破損、褪色的檔案資料進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。五、安全檔案的保管（一）保管場所1.學校應設立專門的安全檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合檔案保管要求。（二）保管期限1.安全檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括學校安全工作總體制度、安全事故報告及處理情況等重要文件。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種，具體保管期限根據檔案的重要程度和性質確定。（三）檔案保管1.按照檔案分類順序，將整理好的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標明檔案編號、名稱、保管期限等信息。2.將檔案盒或檔案袋存放在檔案柜中，按照類別和保管期限進行排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數量和質量。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案丟失、損壞等情況應及時報告并采取補救措施。六、安全檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.學校內部人員查閱安全檔案，需填寫《安全檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到安全管理部門查閱。2.因工作需要查閱涉及學校安全工作機密的檔案資料，需經學校安全工作領導小組負責人批準。3.校外單位或個人查閱學校安全檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，經學校安全管理部門負責人審核，報學校分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《安全檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、內容和期限等信息。2.申請表經審批后，安全管理部門檔案管理人員按照查閱要求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.安全檔案的利用應遵循合法、合理、保密的原則，不得用于與學校安全管理無關的目的。2.利用安全檔案形成的資料，如研究報告、統(tǒng)計數據等，應注明檔案來源，不得擅自篡改或歪曲檔案內容。3.對涉及學校安全工作機密的檔案資料，利用過程中應嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。七、安全檔案的信息化管理（一）建立安全檔案數據庫1.學校安全管理部門應利用現(xiàn)代信息技術，建立安全檔案數據庫，將各類安全檔案資料進行數字化存儲。2.安全檔案數據庫應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便檔案管理人員和相關部門查閱和利用檔案信息。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將紙質檔案資料準確錄入安全檔案數據庫。2.定期對安全檔案數據庫進行維護，更新檔案信息，確保數據的準確性和完整性。3.建立數據備份制度，定期對安全檔案數據庫進行備份，防止數據丟失。（三）信息安全管理1.加強安全檔案數據庫的信息安全管理，設置不同的用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。2.采取安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，保障數據庫系統(tǒng)的安全運行。3.對涉及學校安全工作機密的電子檔案資料，應進行加密存儲和傳輸，確保信息安全。八、安全檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.學校安全管理部門應定期對已到保管期限的安全檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應由學校安全工作領導小組組織，檔案管理人員、相關部門負責人及專業(yè)人員參加。3.鑒定人員應根據檔案的內容、性質、保存價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，經學校安全工作領導小組批準后，進行銷毀處理。2.銷毀