PAGE事務(wù)所檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事務(wù)所檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于事務(wù)所全體員工及與事務(wù)所相關(guān)的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：事務(wù)所檔案室對各類檔案實行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映事務(wù)所的各項工作和活動。3.完整性原則：全面收集、整理事務(wù)所工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為事務(wù)所各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善事務(wù)所檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理事務(wù)所各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.建立檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為事務(wù)所提供檔案咨詢和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并配合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理歸檔，不得積壓或私自留存。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.事務(wù)所設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。2.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、委托書等。3.工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等。4.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)材料。6.資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)文件。7.其他與事務(wù)所工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無用的材料。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號等。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便檔案的查詢和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的完整性，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案柜或貨架上。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：反映事務(wù)所主要職能活動和歷史面貌的，對事務(wù)所工作和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和事務(wù)所實際情況進(jìn)行。（四）檔案檢查與維護(hù)1.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，對涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。2.方便利用原則，為事務(wù)所員工提供便捷的檔案查詢和借閱服務(wù)。3.確保檔案安全原則，在檔案利用過程中，不得損壞、丟失檔案。（二）利用范圍1.事務(wù)所員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.事務(wù)所員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向事務(wù)所提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點查閱。3.檔案借閱應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）利用要求1.查閱和借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案室印章。3.查閱和借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案室，歸還時應(yīng)辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和事務(wù)所實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.確保鑒定工作的公正性和準(zhǔn)確性，防止誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進(jìn)行綜合評估。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去保存價值的檔案進(jìn)行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、編號、數(shù)量等信息，經(jīng)事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，保存期限為[X]年。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)及時收集并移交檔案室。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類和編號方法進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄。3.對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)具備良好的溫濕度條件，防止電子設(shè)備損壞。（三）電子檔案的利用1.事務(wù)所員工可通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用電子檔案。2.查閱電子檔案時，應(yīng)遵守相關(guān)的操作規(guī)程，不得擅自修改