PAGE苗木供應(yīng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司苗木供應(yīng)檔案管理，確保苗木供應(yīng)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范苗木供應(yīng)流程，提高公司運(yùn)營效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有苗木供應(yīng)業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于苗木采購合同、供應(yīng)商檔案、苗木質(zhì)量檢驗報告、運(yùn)輸記錄、銷售記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映苗木供應(yīng)業(yè)務(wù)的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集與苗木供應(yīng)相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.及時性原則：及時對苗木供應(yīng)過程中的各類資料進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案資料的時效性。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)苗木供應(yīng)檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善苗木供應(yīng)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行保管和銷毀。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門苗木供應(yīng)業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。其主要職責(zé)包括：1.在苗木供應(yīng)業(yè)務(wù)活動中，負(fù)責(zé)形成和積累各類檔案資料，并確保資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案資料進(jìn)行初步整理和分類，編制檔案目錄，注明檔案形成日期、來源、保管期限等信息。3.在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）相關(guān)人員1.苗木供應(yīng)業(yè)務(wù)涉及的采購人員、銷售人員、質(zhì)量檢驗人員等，應(yīng)積極配合檔案管理工作，及時提供準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息，確保檔案資料的真實性和完整性。2.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.苗木采購合同：包括與供應(yīng)商簽訂的各類采購合同，明確苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.供應(yīng)商檔案：涵蓋供應(yīng)商的基本信息（如名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照等）、資質(zhì)證明、生產(chǎn)能力、信譽(yù)狀況、以往合作記錄等。3.苗木質(zhì)量檢驗報告：對采購的苗木進(jìn)行質(zhì)量檢驗后出具的報告，包括檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗日期、檢驗人員等信息。4.運(yùn)輸記錄：記錄苗木運(yùn)輸過程中的相關(guān)信息，如運(yùn)輸車輛信息、起運(yùn)地、目的地、運(yùn)輸時間、運(yùn)輸路線、苗木損耗情況等。5.銷售記錄：詳細(xì)記載苗木銷售業(yè)務(wù)，包括銷售日期、客戶名稱、聯(lián)系方式、銷售品種、數(shù)量、價格、付款方式等內(nèi)容。6.其他相關(guān)資料：如苗木產(chǎn)地證明、檢疫證明、苗木養(yǎng)護(hù)記錄、客戶反饋意見等與苗木供應(yīng)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在苗木供應(yīng)業(yè)務(wù)活動完成后，及時收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的齊全、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)原件為主，如果原件確實無法取得，可以收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對于電子文件形式的檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲，同時注明電子文件的形成日期、來源、存儲位置等信息。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，按照苗木采購、供應(yīng)商管理、質(zhì)量檢驗、運(yùn)輸、銷售等類別進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式，例如：“CG20230101001”，其中“CG”表示采購類別，“20230101”表示采購日期，“001”表示該日期下的第一份采購檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，確保排列有序，便于查找。2.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案存儲目錄，注明電子檔案的文件名、存儲路徑、存儲日期等信息。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限1.苗木采購合同：保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。2.供應(yīng)商檔案：長期保管，直至供應(yīng)商不再與公司有業(yè)務(wù)往來且相關(guān)風(fēng)險消除后[X]年。3.苗木質(zhì)量檢驗報告：保管期限為自檢驗報告出具之日起[X]年。4.運(yùn)輸記錄：保管期限為自運(yùn)輸業(yè)務(wù)完成之日起[X]年。5.銷售記錄：保管期限為自銷售業(yè)務(wù)完成之日起[X]年。6.其他相關(guān)資料：根據(jù)其重要性和實際需要確定保管期限，一般為[X]年至長期不等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置、移出情況等信息，便于對檔案進(jìn)行跟蹤和管理。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與保管臺賬一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱苗木供應(yīng)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、重要客戶信息等敏感檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（二）利用限制1.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或泄露公司商業(yè)秘密。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何單位或個人不得將苗木供應(yīng)檔案提供給第三方查閱、使用或復(fù)制。3.對于涉及公司重大利益、商業(yè)機(jī)密等敏感檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式，確保公司利益不受損害。六、檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，需要將苗木供應(yīng)檔案移交給其他單位或部門的，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，移交過程中應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得丟失或損壞。3.接收單位或部門應(yīng)按照本制度的要求對接收的檔案進(jìn)行管理，并承擔(dān)相應(yīng)的保管責(zé)任。（二）銷毀1.對于超過保管期限且已無保存價值的苗木供應(yīng)檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案清單。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的清單與實際銷毀檔案是否一致，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員和負(fù)責(zé)銷毀的人員簽字確