PAGE征拆中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強征拆中心檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在征拆工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于征拆中心各部門及全體工作人員在征拆工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：征拆中心檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映征拆工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：按照征拆工作的特點和檔案內容的性質，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善征拆中心檔案管理制度。2.負責征拆中心各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用工作。3.指導各部門檔案管理工作，對檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。5.做好檔案的安全保密工作，維護檔案的完整與安全。（二）各部門職責1.負責本部門在征拆工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務指導。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.征拆項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃選址意見書等。2.征拆補償協(xié)議：與被征拆人簽訂的各類補償協(xié)議、安置協(xié)議等。3.評估報告：房屋、土地等資產(chǎn)評估報告。4.測繪資料：征拆區(qū)域的地形地貌測繪圖、房屋面積測繪報告等。5.會議記錄：征拆工作相關會議的記錄、紀要等。6.工作文件：上級部門下發(fā)的有關征拆工作的文件、通知，征拆中心制定的工作計劃、方案、總結等。7.影像資料：征拆現(xiàn)場照片、錄像等。8.其他與征拆工作有關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照征拆工作的流程和檔案內容的性質，分為項目前期檔案、征拆實施檔案、補償安置檔案、財務檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙質文件進行裝訂，去除金屬物，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號來源、日期、保管期限等內容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案移交綜合檔案室歸檔。2.對于征拆項目結束后形成的檔案，應在項目結束后三個月內移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照整理要求對檔案進行整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合檔案室。2.綜合檔案室對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。（三）保管期限1.征拆中心檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括征拆項目的重要文件、協(xié)議、評估報告等；長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性的征拆文件、資料等；短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括臨時性的文件、報表等。（四）保管要求1.綜合檔案室應配備專門庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。3.建立檔案保管賬目，定期對檔案進行清查盤點，做到賬物相符。4.對電子檔案應進行備份，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。5.加強檔案的安全防護措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.征拆中心內部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、內容、范圍等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)綜合檔案室同意。（三）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復印、拍照、攝像。4.借閱人員歸還檔案時，綜合檔案室工作人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限表和征拆工作實際情況，對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案內容，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報征拆中心領導審批。（四）銷毀方式1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立征拆中心檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接。2.檔案信息錄入：將檔案目錄信息和文件內容錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案檢索利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱、借閱。4.系統(tǒng)維護管理：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護。2.對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理