PAGE保衛(wèi)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強保衛(wèi)科檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司安全保衛(wèi)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保衛(wèi)科在履行職責過程中形成的各類檔案的管理，包括但不限于安全保衛(wèi)方案、應急預案、人員信息、案件記錄、監(jiān)控視頻、出入登記等相關資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保衛(wèi)科檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司安全保衛(wèi)工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、利用和統(tǒng)計分析。二、檔案管理職責（一）保衛(wèi)科科長職責1.全面負責保衛(wèi)科檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作中存在的問題及時提出整改意見。3.審核重要檔案的保管期限、密級等，確保檔案管理符合相關規(guī)定。4.協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等具體工作。2.按照檔案管理的有關規(guī)定，對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（三）其他人員職責1.各崗位工作人員在工作過程中應及時將形成的各類文件材料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理人員。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得私自留存、銷毀檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的與安全保衛(wèi)工作相關的文件、通知、指示等。2.公司制定的安全保衛(wèi)制度、規(guī)定、方案、預案等文件。3.保衛(wèi)科工作中形成的各類報表、報告、總結、會議記錄等。4.人員信息檔案，包括保衛(wèi)科工作人員基本情況、外來人員登記信息、重點人員管控檔案等。5.案件檔案，包括各類治安案件、刑事案件的立案、偵查、處理記錄等。6.監(jiān)控視頻檔案，按照規(guī)定保存的公司內部及周邊區(qū)域的監(jiān)控視頻資料。7.出入登記檔案，包括人員、車輛出入公司的登記記錄等。8.其他與安全保衛(wèi)工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和崗位工作人員應在工作結束后及時將相關文件材料收集齊全，移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應保持齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為綜合管理類、人員管理類、案件管理類、監(jiān)控視頻類、出入登記類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查找檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重大活動、重要案件等形成的檔案，應在活動結束或案件處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核后的檔案按照分類編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。3.填寫檔案移交清單，雙方簽字確認后，將檔案移交至檔案室進行保管。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司安全保衛(wèi)工作有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實際利用價值確定。3.保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司實際情況進行，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（四）保管要求1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。定期對電子檔案進行維護和檢查，確保其可讀性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.公安機關、國家安全機關等相關部門依法查閱檔案。3.其他經(jīng)公司批準的單位或個人查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱，并做好查閱記錄。查閱檔案時，利用者應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)保衛(wèi)科科長批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱者當面清點檔案數(shù)量，并辦理交接手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結合公司實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，從公司安全保衛(wèi)工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由保衛(wèi)科科長擔任組長，檔案管理人員及相關業(yè)務人員為成員。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.綜合分析：結合公司安全保衛(wèi)工作的發(fā)展變化，對檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案鑒定提供參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)保衛(wèi)科科長審核簽字后，報公司主管領導批準。3.按照批準的銷毀清冊，由檔案管理人員會同相關人員在指定地點對檔案進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好記錄。4.銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立保衛(wèi)科檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案的快速檢索、查詢、利用和統(tǒng)計分析，為公司安全保衛(wèi)工作提供有力支持。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、錄入，形成電子檔案，并建立相應的數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的信息化流程。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強對電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守電子檔案管理