PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度5篇一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同等資料。2.歸檔：指將財(cái)務(wù)檔案按照規(guī)定的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等要求進(jìn)行整理，并移交檔案管理部門(mén)保存的過(guò)程。3.保管期限：指財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作的組織和指導(dǎo)，各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的具體管理。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)真實(shí)、完整地反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，同時(shí)要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.便于利用原則。財(cái)務(wù)檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和使用，提高檔案利用效率。二、財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他類(lèi)：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類(lèi)別代碼：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)，分別用兩位字母表示，如“KZ”表示會(huì)計(jì)憑證類(lèi)，“ZB”表示會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)，“BG”表示財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)，“QT”表示其他類(lèi)。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年的第10份會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為“2023KZ010”。三、財(cái)務(wù)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后15日內(nèi)裝訂成冊(cè)，并及時(shí)歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)整理歸檔。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后45日內(nèi)歸檔。4.其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，附件應(yīng)整齊、牢固地粘貼在記賬憑證后面，并在粘貼處加蓋經(jīng)辦人印章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按頁(yè)次順序連續(xù)編號(hào)，不得跳行、隔頁(yè)。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。5.其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，編制目錄，并裝訂成冊(cè)。（三）歸檔程序1.財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人員按照歸檔要求對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理、裝訂，并編制檔案清單。2.檔案清單一式兩份，一份由財(cái)務(wù)部門(mén)留存，一份隨財(cái)務(wù)檔案移交檔案管理部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)將整理好的財(cái)務(wù)檔案移交檔案管理部門(mén)，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿中，總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年，輔助賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久保管。4.其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為5年，審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告保管期限為永久，合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限。（二）保管地點(diǎn)1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)，配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和安全防護(hù)設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)檔案的保管符合要求。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、拆散或丟失。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。4.如發(fā)現(xiàn)借閱的財(cái)務(wù)檔案有丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱或借閱公司財(cái)務(wù)檔案的，需持單位介紹信和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱或借閱人員應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司。3.查閱或借閱結(jié)束后，查閱或借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還公司，并辦理歸還手續(xù)。六、財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿(mǎn)，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因保管不善等原因?qū)е仑?cái)務(wù)檔案損壞、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)或繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.財(cái)務(wù)部門(mén)提出財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并附上擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)符合銷(xiāo)毀條件后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)共同組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。4.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息，確保