PAGE公司企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等。（三）定義本制度所稱企業(yè)檔案，是指公司在各項活動中形成的，對公司具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立綜合檔案室，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映公司各項活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善公司企業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)。5.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供服務(wù)。（二）各部門、各分支機(jī)構(gòu)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案管理的日常工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：上級機(jī)關(guān)文件、指示、通知等；公司內(nèi)部文件、報告、決議、會議記錄等；合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等；科研項目文件、技術(shù)資料、圖紙等；財務(wù)報表、憑證、賬簿等；人事檔案、員工培訓(xùn)記錄等；業(yè)務(wù)檔案、客戶資料、市場調(diào)研報告等。2.公司員工在工作中形成并應(yīng)歸檔的個人文件材料，如工作總結(jié)、業(yè)務(wù)成果、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)及時收集本部門、本分支機(jī)構(gòu)在各項活動中形成的文件材料，確保檔案的及時歸檔。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制分類方案。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。按照分類方案進(jìn)行裝訂、裝盒，填寫盒脊。2.科技檔案按照項目進(jìn)行分類，編制項目檔案分類大綱。對項目文件進(jìn)行編號、編目，并建立項目檔案卷內(nèi)目錄。按照項目檔案分類大綱進(jìn)行組卷、裝訂、裝盒，填寫盒脊。3.財務(wù)檔案按照會計年度、保管期限進(jìn)行分類，編制分類方案。對會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄。按照分類方案進(jìn)行裝訂、裝盒，填寫盒脊。4.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄。對檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，填寫檔案目錄。按照規(guī)定進(jìn)行裝訂、裝盒，填寫盒脊。5.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，編制業(yè)務(wù)檔案分類方案。對業(yè)務(wù)文件進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄。按照分類方案進(jìn)行組卷、裝訂、裝盒，填寫盒脊。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從公司的歷史發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面綜合考慮檔案的價值。3.確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室牽頭組織，各相關(guān)部門人員參加。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。3.對確定具有保存價值的檔案，按照保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。（三）保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管公司設(shè)立、合并、分立、終止等重要文件材料。公司年度財務(wù)決算報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。公司重要合同、協(xié)議、章程等。公司重大科研項目文件、技術(shù)資料等。公司重要人事任免文件、員工獎勵與處分材料等。2.定期保管30年保管公司一般性文件材料，如年度工作計劃、總結(jié)、報告等。公司一般性合同、協(xié)議等。公司一般性財務(wù)憑證、賬簿等。公司一般性人事檔案材料等。10年保管公司短期業(yè)務(wù)文件材料，如市場調(diào)研報告、客戶資料等。公司一般性技術(shù)資料、圖紙等。公司一般性會議記錄等。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時更換。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類方案和編號順序，將檔案排列上架，便于查找和利用。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。（四）檔案保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，配備監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.方便利用原則建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率。2.依法利用原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案利用工作的合法性。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到綜合檔案室查閱。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容等。（三）利用審批1.查閱檔案一般由綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要檔案需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.復(fù)制檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，涉及機(jī)密檔案需經(jīng)公司保密部門批準(zhǔn)。（四）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人、利用內(nèi)容、利用方式、審批人等。（五）歸還與注銷1.借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。如因特殊情況不能按時歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.綜合檔案室對歸還的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對已辦理借閱、復(fù)制手續(xù)的檔案，在利用完畢后，應(yīng)及時注銷登記。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告檔案管理情況。（二）移交1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。3.綜合檔案室對接收移交的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計分析。3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲，確保電子檔案的完整、準(zhǔn)確、安全。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等功能。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查詢檔案信息。建立檔案統(tǒng)計分析系統(tǒng)，對檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理。2.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如