PAGE食藥局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食品藥品監(jiān)督管理局（以下簡稱“食藥局”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，為食藥局各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于食藥局機(jī)關(guān)各部門、直屬單位及其工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則食藥局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，各部門明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映食藥局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。任何部門和個(gè)人不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿足食藥局工作對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立食藥局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長擔(dān)任組長，副局長擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）辦公室辦公室作為食藥局檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善食藥局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管食藥局各類檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.做好檔案的信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。7.負(fù)責(zé)向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。兼職檔案員應(yīng)定期將本部門形成的檔案移交辦公室集中保管，并協(xié)助辦公室做好檔案的查閱、利用等工作。各部門兼職檔案員的職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、整理、裝訂，編制卷內(nèi)目錄。3.定期將整理好的檔案移交辦公室，并辦理交接手續(xù)。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向辦公室提供檔案查閱線索，協(xié)助辦公室做好檔案的查閱、利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍食藥局檔案的收集范圍包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與食藥局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.食藥局形成的各類文件材料，如綜合性文件、業(yè)務(wù)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。3.食藥局開展監(jiān)督檢查、行政處罰、行政許可等工作過程中形成的各類文書檔案、證據(jù)材料、執(zhí)法卷宗等。4.食藥局舉辦或參加各類會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)形成的文件材料、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、調(diào)研報(bào)告等。5.食藥局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。6.食藥局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、榮譽(yù)證書、學(xué)術(shù)成果等。7.其他與食藥局工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)整理工作。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的可讀性和完整性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，實(shí)行雙套制管理。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的管理和檢索，提高檔案的查閱效率。（四）整理方法1.文書檔案整理文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)食藥局的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行劃分。整理時(shí)，應(yīng)按照文件的文號(hào)、日期、標(biāo)題等要素進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。2.業(yè)務(wù)檔案整理業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類整理。如監(jiān)督檢查檔案按照檢查對(duì)象、檢查時(shí)間等進(jìn)行分類；行政處罰檔案按照案件編號(hào)、案由、處罰決定等進(jìn)行分類；行政許可檔案按照許可事項(xiàng)、申請(qǐng)人、許可決定等進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)一案一卷，卷內(nèi)材料按照文件形成的先后順序排列，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。3.其他檔案整理人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等按照國家有關(guān)專門檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理的相關(guān)要求，進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂；財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，進(jìn)行分類整理，確保賬證相符、賬表相符；設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備購置文件、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等，按照設(shè)備型號(hào)進(jìn)行分類整理；基建檔案應(yīng)包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類整理。四、檔案的保管（一）保管場所食藥局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍（溫度14℃24℃，相對(duì)濕度45%60%）。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放的安全和整齊。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于移動(dòng)和排列；檔案架應(yīng)結(jié)構(gòu)合理，層數(shù)和格數(shù)應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和存放要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。（三）檔案存放檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。同一類別的檔案應(yīng)按照順序依次排列，便于查找和管理。檔案存放應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，確保檔案排列有序。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素確定。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體劃分如下：1.永久保管的檔案本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。2.定期保管30年的檔案本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。3.定期保管10年的檔案本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理中形成的文件材料。本機(jī)關(guān)短期工作中形成的文件材料。本機(jī)關(guān)一般性的會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)形成的文件材料。本機(jī)關(guān)一般性的人事管理文件材料。本機(jī)關(guān)一般性的財(cái)務(wù)、設(shè)備、基建等管理文件材料。本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（五）檔案清查辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、整理情況等。清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則。在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為食藥局各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.食藥局工作人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱食藥局檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，經(jīng)食藥局相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)后，在指定地點(diǎn)查閱。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。（三）利用手續(xù)1.食藥局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向食藥局提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并加蓋單位公章。經(jīng)食藥局相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，查閱單位應(yīng)派人到辦公室辦理查閱手續(xù)。3.辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印或摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自篡改。5.查閱人員查閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（四）利用限制1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀。2.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立食藥局檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員和檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷。對(duì)于已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值，但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步整理，提供檔案的基本情況和保管期限等信息。3.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀，并填寫《檔案鑒定意見書》。4.對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)食藥局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行永久保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)食藥局檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平，為食藥局各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)建立食藥局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.檔案錄入功能能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索功能提供多樣化的檢索方式，如按文號(hào)、標(biāo)題、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.檔案利用管理功能記錄檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用的有效管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)