PAGE檔案室制度牌掛門口檔案室管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。二、檔案室職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，便于檔案的保管和利用。3.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。積極開發(fā)檔案信息資源，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案室。移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。3.檔案室對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案不齊全或不符合要求，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（二）檔案整理1.檔案室按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，對收集到的檔案進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類等類別。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。4.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時，應(yīng)確保文件材料的整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。（三）檔案保管1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房內(nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器等。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。保管臺賬應(yīng)定期更新，確保賬物相符。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.檔案室工作人員根據(jù)《檔案查閱申請表》提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.公司外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案室應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.檔案借閱應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案室定期對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度以及現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并填寫《檔案銷毀記錄》，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)在記錄上簽字確認(rèn)。（六）檔案統(tǒng)計1.檔案室建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)包括檔案的數(shù)量、類別、年度、保管期限、查閱人次、借閱人次等信息。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供參考依據(jù)。四、檔案安全管理1.檔案室應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。明確檔案安全管理責(zé)任，將安全責(zé)任落實(shí)到具體人員。2.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置、消防器材等。定期對安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時，應(yīng)遵守庫房管理制度，不得攜帶易燃、易爆、易腐蝕等物品進(jìn)入庫房。4.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。定期對電子檔案進(jìn)行檢查維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級報告。五、檔案信息化管理1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.做好電子檔案的歸檔工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。電子檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。