PAGE住建局檔案館查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)住建局檔案館檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門(mén)及所屬單位因工作需要查閱住建局檔案館檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本局檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過(guò)程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。同時(shí)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)本局各項(xiàng)工作為宗旨，積極為查閱者提供便利，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案查閱范圍（一）可查閱檔案類別1.住建局工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文書(shū)檔案。2.城市建設(shè)規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)、施工管理、質(zhì)量監(jiān)督等業(yè)務(wù)檔案。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等其他相關(guān)檔案。（二）限制查閱檔案類別及條件1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，不得查閱。查閱此類檔案需提交書(shū)面申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、范圍和用途，并經(jīng)本局保密委員會(huì)審核同意，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)。2.正在辦理的涉及法律糾紛或其他敏感事項(xiàng)的檔案，在案件處理期間，根據(jù)具體情況限制查閱。需查閱此類檔案的，應(yīng)向本局檔案管理部門(mén)提交申請(qǐng)，說(shuō)明查閱與案件處理的關(guān)聯(lián)性，經(jīng)案件承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體本局各部門(mén)及所屬單位因工作需要查閱檔案的，由部門(mén)或單位指定專人作為查閱申請(qǐng)人。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱本局檔案的，需經(jīng)本局相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)同意，并由本局業(yè)務(wù)部門(mén)指定專人陪同查閱。（二）申請(qǐng)材料查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《住建局檔案館檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的類別、年度、文號(hào)、題名等信息，明確查閱目的、范圍和用途，并簽名蓋章。同時(shí)，根據(jù)查閱檔案的性質(zhì)和要求，可能需要提供以下相關(guān)材料：1.工作證明文件，如單位介紹信、工作證等。2.涉及重大事項(xiàng)或特殊業(yè)務(wù)的查閱申請(qǐng)，需提供相關(guān)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、任務(wù)委托書(shū)等證明文件。3.查閱涉及個(gè)人隱私檔案的，需提供查閱人與當(dāng)事人的關(guān)系證明及當(dāng)事人同意查閱的書(shū)面材料。（三）審批流程1.查閱申請(qǐng)表提交至本局檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)信息的完整性和準(zhǔn)確性，判斷查閱申請(qǐng)是否符合本制度規(guī)定的查閱范圍和條件。3.對(duì)于符合條件的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，分別報(bào)送相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)：查閱一般檔案的申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。查閱涉及機(jī)密級(jí)檔案的申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱涉及絕密級(jí)檔案的申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)本局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況簽署審批意見(jiàn)，同意查閱的，明確查閱期限、查閱方式等要求；不同意查閱的，說(shuō)明理由并退回申請(qǐng)材料。5.檔案管理部門(mén)將審批結(jié)果及時(shí)通知查閱申請(qǐng)人。四、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱查閱申請(qǐng)人可到住建局檔案館指定的查閱場(chǎng)所，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.復(fù)制查閱對(duì)于確因工作需要復(fù)制檔案的，查閱申請(qǐng)人應(yīng)在申請(qǐng)表中注明復(fù)制內(nèi)容，并經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)同意。檔案管理人員按照規(guī)定的程序和要求為查閱申請(qǐng)人提供復(fù)制服務(wù)，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，具體方式由檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的性質(zhì)和查閱需求確定。3.摘錄查閱查閱申請(qǐng)人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理人員說(shuō)明摘錄范圍和用途，經(jīng)同意后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行摘錄。摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得斷章取義或歪曲原意。摘錄完成后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)在摘錄件上簽名確認(rèn)，并注明摘錄日期。（二）查閱要求1.查閱申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱用途。2.在查閱過(guò)程中，查閱申請(qǐng)人應(yīng)遵守檔案館的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從檔案管理人員的安排和管理。如需幫助或咨詢相關(guān)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案管理人員溝通。3.查閱結(jié)束后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)將查閱的檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。4.對(duì)于查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案問(wèn)題，如字跡模糊、破損、缺頁(yè)等，查閱申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，檔案管理人員應(yīng)做好記錄，并及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。五、檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)（一）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立《住建局檔案館檔案查閱利用登記簿》，對(duì)每一次檔案查閱利用活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱申請(qǐng)人姓名、所在部門(mén)或單位、查閱檔案類別及題名、查閱目的、審批意見(jiàn)、查閱方式、歸還日期等信息。查閱利用登記簿應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（二）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成《住建局檔案館檔案查閱利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案查閱利用的數(shù)量、類別、目的、查閱部門(mén)或單位分布等信息，并對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)水平。六、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.住建局檔案館應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案安全隱患。對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，確保檔案保存條件符合要求。3.加強(qiáng)對(duì)檔案館工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，明確安全責(zé)任，嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程。制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)在工作中接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱涉及機(jī)密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密承諾書(shū)，承諾在查閱過(guò)程中遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、摘抄、復(fù)制或使用檔案信息。3.在檔案查閱場(chǎng)所，應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施和警示標(biāo)識(shí)，提醒查閱人員注意保密。檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，防止發(fā)生泄密事件。4.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督本局紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案館檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查查閱申請(qǐng)審批、查閱過(guò)程管理、檔案安全保密等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)及社會(huì)公眾的監(jiān)督。積極配合上級(jí)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)匯報(bào)檔案查閱制度執(zhí)行情況及存在的問(wèn)題。對(duì)于社會(huì)公眾提出的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真研究并加以改進(jìn)，不斷提高檔案管理工作水平，確保檔案查閱制度的有效執(zhí)行。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案或超出審批范圍查閱檔案的。2.在查閱過(guò)程中故意損毀、涂改、抽取、撤換檔案材料的。3.泄露檔案機(jī)密信息，造成不良后果的。4.未按規(guī)定辦理檔案歸還手續(xù)或拖延歸還檔案的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正，并在全局范圍內(nèi)通報(bào)批評(píng)。2.對(duì)于違規(guī)行為造成一定損失或影