PAGE單位絕密檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位絕密檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部涉及絕密檔案的產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷毀等全過程管理。（三）定義1.絕密檔案：是指關(guān)系到單位核心利益，一旦泄露會(huì)使單位的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。包括但不限于單位核心技術(shù)資料、重大商業(yè)機(jī)密、重要決策文件、高級(jí)別會(huì)議紀(jì)要等。2.檔案管理人員：負(fù)責(zé)單位檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、保密等具體操作的人員。（四）管理原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)絕密檔案采取最嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息不被非法獲取、使用或傳播。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別檔案的管理要求和權(quán)限。3.規(guī)范操作原則：檔案管理各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保障原則：采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等因素受損。二、檔案的產(chǎn)生與收集（一）產(chǎn)生1.各部門在工作過程中形成的涉及單位核心利益、具有高度保密性的文件、資料、數(shù)據(jù)等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確定為絕密檔案。2.絕密檔案的產(chǎn)生應(yīng)遵循最小化原則，即只記錄和保存必要的信息，避免產(chǎn)生不必要的涉密內(nèi)容。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門絕密檔案的收集工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集到的絕密檔案應(yīng)及時(shí)移交單位檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，明確檔案的名稱、數(shù)量、來源、交接時(shí)間等信息。三、檔案的整理與存儲(chǔ)（一）整理1.檔案管理部門對(duì)接收的絕密檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案索引。2.整理過程中應(yīng)確保檔案的順序正確，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（二）存儲(chǔ)1.絕密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的保密檔案室，保密檔案室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防火防盜防潮設(shè)施等。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用物理隔離的方式，將絕密檔案與其他檔案分開存放，避免相互干擾和泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案信息的完整性和可讀性。對(duì)于電子存儲(chǔ)的絕密檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。四、檔案的使用（一）使用權(quán)限1.絕密檔案的使用應(yīng)嚴(yán)格限定在經(jīng)過授權(quán)的人員范圍內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、借閱絕密檔案。2.授權(quán)人員應(yīng)根據(jù)工作需要申請(qǐng)使用絕密檔案，申請(qǐng)時(shí)應(yīng)明確使用目的、使用期限、使用范圍等信息，并提交相關(guān)審批文件。（二）使用流程1.申請(qǐng)使用絕密檔案的人員應(yīng)填寫《絕密檔案使用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.使用過程中，申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管絕密檔案，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所，不得在非授權(quán)設(shè)備上存儲(chǔ)或處理檔案信息。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，并確保復(fù)制件的安全管理。4.使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還絕密檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和保密性。（三）使用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)絕密檔案的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于違反絕密檔案使用規(guī)定的行為，應(yīng)按照單位相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。五、檔案的傳遞（一）傳遞方式1.絕密檔案的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、加密電子傳輸?shù)?，確保檔案信息在傳遞過程中的安全。2.嚴(yán)禁通過普通郵件、傳真、即時(shí)通訊工具等不安全的方式傳遞絕密檔案。（二）傳遞流程1.需要傳遞絕密檔案的部門或人員應(yīng)填寫《絕密檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)表》，注明傳遞原因、接收部門或人員、傳遞方式等信息，并提交相關(guān)審批文件。2.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定的傳遞方式進(jìn)行檔案?jìng)鬟f，并與接收方辦理交接手續(xù)，確保檔案準(zhǔn)確無誤地送達(dá)。3.在傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行加密包裝、專人護(hù)送等，防止檔案信息泄露。六、檔案的保密措施（一）人員管理1.對(duì)涉及絕密檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，確保其具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，對(duì)違反保密協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，對(duì)于不適合繼續(xù)從事絕密檔案管理工作的人員，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（二）環(huán)境管理1.保密檔案室應(yīng)設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)保密檔案室的辦公設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，禁止在保密檔案室使用未經(jīng)授權(quán)的電子設(shè)備存儲(chǔ)或處理絕密檔案信息。3.定期對(duì)保密檔案室的環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全可靠。（三）技術(shù)防護(hù)1.采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)絕密檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過程中被竊取或篡改。2.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)存儲(chǔ)絕密檔案的介質(zhì)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問密碼，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.絕密檔案在超過規(guī)定的保管期限或已失去保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀的絕密檔案，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保銷毀行為的合法性和必要性。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出絕密檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《絕密檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，并確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。3.銷毀完成后，應(yīng)填寫《絕密檔案銷毀記錄》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員和執(zhí)行人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位內(nèi)部設(shè)立保密監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對(duì)絕密檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的絕密檔案管理工作進(jìn)行自查，確保本部門的檔案管理工作符合制度要求。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)單位的絕密檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估檔案管理制度的有效性和執(zhí)行情況。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，及時(shí)調(diào)整和完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔