PAGE衛(wèi)生協(xié)管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生協(xié)管檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生協(xié)管工作中的作用，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生協(xié)管檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生協(xié)管工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與衛(wèi)生協(xié)管工作相關的各類文件、資料，確保檔案無遺漏。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.保密性原則：對涉及敏感信息的檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善衛(wèi)生協(xié)管檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理各類衛(wèi)生協(xié)管檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.定期對檔案進行整理、分類、編目、裝訂和保管，確保檔案的妥善存放。4.負責檔案的借閱、查閱、復印等服務工作，嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。6.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的時效性和安全性。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門衛(wèi)生協(xié)管檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和資料。4.對本部門形成的檔案進行日常保管，防止檔案丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、裝訂、保管等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.及時更新檔案數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案信息的準確性和時效性。4.熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)服務。5.定期對檔案進行盤點和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生協(xié)管工作計劃、總結、報告等文件材料。2.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管巡查記錄、檢查報告、整改記錄等。3.涉及食品安全、飲用水衛(wèi)生、學校衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生等方面的監(jiān)督協(xié)管資料。4.衛(wèi)生協(xié)管培訓記錄、會議紀要、活動資料等。5.投訴舉報處理記錄、案件查處資料等。6.與衛(wèi)生協(xié)管工作相關的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確收集。2.收集的檔案資料應保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照不同類別和時間順序進行排列。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、食品安全類、飲用水衛(wèi)生類、學校衛(wèi)生類、醫(yī)療衛(wèi)生類、其他類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應保持清潔、通風良好，并定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找和取用。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案保管：對照片、錄音帶、錄像帶等特殊載體檔案，應按照相關規(guī)定進行保管，確保檔案的完整性和可讀性。（三）保管期限1.衛(wèi)生協(xié)管檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括重要的政策文件、重大事件記錄、長期有效的監(jiān)督協(xié)管資料等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括一般性的監(jiān)督協(xié)管資料、培訓記錄、會議紀要等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括臨時性的文件材料、日常巡查記錄等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、保管期限、存放位置等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，如檔案缺失、損壞等情況，應及時補充和修復。五、檔案的利用（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。4.借閱檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案安全。5.借閱人不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或銷毀檔案，如需復印檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）查閱1.因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門進行查閱。2.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出查閱場所。3.檔案管理人員應協(xié)助查閱人查找所需檔案，并提供必要的咨詢服務。4.查閱結束后，查閱人應將檔案歸還原位，保持檔案的整齊和完好。（三）復印1.因工作需要復印檔案的，應填寫《檔案復印申請表》，注明復印內(nèi)容、用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負責復印檔案，并對復印的內(nèi)容進行審核。4.復印后的檔案應加蓋檔案管理部門公章，并按照規(guī)定進行登記和發(fā)放。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查。3.經(jīng)鑒定，確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織負責人批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。2.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作結束后，應在《檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的衛(wèi)生協(xié)管檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計分析。3.確保檔案信息的安全和保密，防止信息泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.數(shù)據(jù)錄入：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，并進行分類、編號、編目等處理。2.系統(tǒng)維護：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。3.安全管理：建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)