PAGE水土保持檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司水土保持檔案管理，確保水土保持工作相關資料的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司水土保持工作決策、管理、監(jiān)督檢查及項目驗收等提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內所有與水土保持工作相關的檔案管理，包括但不限于水土保持方案編制、監(jiān)測、監(jiān)理、驗收等項目資料，以及日常水土保持工作中形成的各類文件、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司水土保持檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映公司水土保持工作實際情況，數(shù)據準確、邏輯清晰，嚴禁虛假記錄和偽造檔案。3.分類科學原則按照水土保持檔案的形成規(guī)律、特點及內容性質進行科學分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司水土保持檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各部門水土保持檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負責水土保持檔案的集中統(tǒng)一保管，建立檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.按照規(guī)定的分類標準和編號方法，對水土保持檔案進行分類、編號、編目等工作，編制檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。5.定期對水土保持檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.負責檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全防護工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等。7.積極開展檔案信息化建設，推進水土保持檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）各部門職責1.負責本部門水土保持工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負責本部門水土保持檔案的管理工作，確保檔案資料的及時、完整收集，按照檔案管理要求進行初步整理和分類。3.在項目實施過程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、審核等工作，確保項目檔案符合驗收要求。4.嚴格遵守公司水土保持檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備一定的水土保持專業(yè)知識和檔案管理技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.負責水土保持檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內容。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息化建設，協(xié)助做好檔案數(shù)字化錄入、存儲、維護等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水土保持方案編制過程中形成的項目立項文件、現(xiàn)狀資料收集成果、方案文本及附圖、專家評審意見、批復文件等。2.水土保持監(jiān)測工作記錄，包括監(jiān)測方案、監(jiān)測點位布置圖、監(jiān)測數(shù)據記錄表格、監(jiān)測報告等。3.水土保持監(jiān)理工作資料，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結等。4.項目建設過程中涉及水土保持的工程設計變更文件、施工記錄、質量檢驗報告、材料設備合格證等。5.水土保持設施驗收相關資料，包括驗收申請報告、驗收自查報告、驗收技術評估報告、驗收鑒定書等。6.日常水土保持工作中形成的會議紀要、工作匯報、總結、培訓資料、宣傳資料等。7.與水土保持工作相關的外部文件，如上級主管部門的通知、要求、法規(guī)政策文件等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和時間要求，及時收集本部門水土保持工作中產生的各類文件資料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.檔案收集應做到齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。對于同一事項的不同版本或不同階段的文件，應一并收集歸檔。3.收集的文件資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、剪裁。如有破損或褪色等情況，應進行修復或復制后歸檔。4.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保文件的可讀性和完整性。同時，應定期進行備份，防止數(shù)據丟失。（三）整理方法1.分類按照水土保持工作的階段和性質，將檔案分為水土保持方案類、監(jiān)測類、監(jiān)理類、驗收類、日常工作類等五大類。在每大類下，再根據具體內容進行細分。例如，水土保持方案類可分為項目概況、防治目標、防治措施、投資估算等小類；監(jiān)測類可分為監(jiān)測方案、監(jiān)測數(shù)據、監(jiān)測報告等小類。2.編號采用分類編號法，對每一份水土保持檔案進行唯一編號。編號由類別代碼、年度代碼、流水號三部分組成。類別代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“SBFA”表示水土保持方案類，“SBJC”表示監(jiān)測類等。年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成年度，如“2023”。流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的水土保持方案文本編號為“SBFA2023001”。3.編目編制檔案目錄，目錄內容包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等。題名應準確反映檔案的主要內容，日期為檔案形成日期，責任者為文件的制發(fā)部門或個人，保管期限按照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.部門整理各部門負責將本部門收集整理好的水土保持檔案，按照檔案管理要求進行進一步整理和核對，確保檔案資料齊全、完整、分類準確、編號規(guī)范。2.移交審核各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔入庫審核通過的檔案，由檔案管理人員按照分類編號順序進行裝訂、上架，存入檔案庫房。同時，在檔案管理臺賬上記錄檔案的歸檔日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.永久保管公司重要的水土保持方案、批復文件、驗收鑒定書等具有長期保存價值的檔案，列為永久保管。涉及公司重大決策、重大項目的水土保持工作相關檔案，以及對公司未來發(fā)展具有重要參考意義的檔案，也應永久保管。2.定期保管一般的水土保持監(jiān)測報告、監(jiān)理月報、施工記錄等檔案，保管期限為10年。日常工作中形成的一般性文件、資料，保管期限為5年。（三）保管要求1.檔案庫房建設檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的地點，配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。庫房應設置專門的檔案架、柜，按照檔案類別和編號順序排列，便于檔案的存放和查找。2.檔案存放檔案應按照類別、年度、編號順序依次上架存放，不同保管期限的檔案應分開存放。對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，防止數(shù)據丟失。3.溫濕度控制檔案庫房的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應的措施進行調節(jié)，確保檔案保存環(huán)境適宜。4.安全防護加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的安全。定期對檔案進行清查、盤點，核對檔案數(shù)量、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內部各部門在水土保持工作決策、管理、監(jiān)督檢查、項目驗收等過程中，需要查閱相關檔案資料。2.公司外部單位因工作需要，經公司批準后，可以查閱公司水土保持檔案中公開的部分資料。（二）利用方式1.查閱公司內部人員查閱水土保持檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據申請表提供的查閱內容，及時準確地提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄包括查閱日期、查閱人、查閱內容、歸還日期等。查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、標記檔案內容。2.借閱因工作需要借閱水土保持檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。借閱期滿后，應按時歸還檔案。如檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應責任。（三）利用審批1.對于涉及公司機密或重要敏感信息的水土保持檔案，查閱或借閱需經公司分管領導批準。2.外部單位查閱或借閱公司水土保持檔案，必須提供正式的查閱或借閱申請函，說明查閱或借閱的目的、范圍等，經公司領導批準后，按照公司相關規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應定期對水土保持檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.價值決定原則根據檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對水土保持檔案進行鑒定工作，確保鑒定結果的科學性和準確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員對每一份檔案進行逐件審查，根據檔案內容的重要性、時效性、完整性等因素，判斷檔案的保存價值。2.綜合評估法結合檔案的形成背景、工作需要、利用情況等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的保管期限是否需要調整或檔案是否需要銷毀。（四）銷毀程序1.經鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《