PAGE紙質(zhì)資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司紙質(zhì)資料檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類紙質(zhì)資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司紙質(zhì)資料檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營管理過程中形成的各類紙質(zhì)資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)紙質(zhì)資料檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善紙質(zhì)資料檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類紙質(zhì)資料檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作。3.建立紙質(zhì)資料檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置。6.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度。7.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作。8.協(xié)助公司內(nèi)部各部門做好檔案管理工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、報告、計劃、總結(jié)、會議記錄、信函、圖紙、圖表等。2.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、個人述職報告、培訓(xùn)記錄、考核材料等。3.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書、商標(biāo)證書等相關(guān)資料。4.公司與外部單位往來的重要文件、信函、合同等。5.其他具有保存價值的紙質(zhì)資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀、丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時進行備份，防止因意外情況導(dǎo)致檔案丟失。（三）檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財務(wù)審計類、人力資源類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對零散的檔案資料進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的分類與編號（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括公司的行政文件、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研報告、銷售合同、采購合同、項目方案、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)審計類：包括財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金往來憑證等。4.人力資源類：包括員工招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核材料、薪酬福利文件等。5.其他類：包括公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書、商標(biāo)證書等。（二）檔案編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類，“YW”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類等。4.流水號：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG0001”。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)（密集架）、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.對于特殊規(guī)格的檔案，如圖紙、圖表等，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的保護措施。3.檔案存放應(yīng)遵循“上輕下重、左高右低”的原則，確保檔案的安全和整齊。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)破損檔案、補充缺失信息等。3.定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面評估，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門的人員共同監(jiān)督銷毀過程。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案的借閱與查閱（一）借閱審批制度1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保密級別和利用價值，決定是否批準(zhǔn)借閱。3.對于涉及公司機密的檔案資料，借閱審批應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，必要時需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱期限與歸還1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保密級別和利用價值，決定是否批準(zhǔn)查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查