PAGE政務服務檔案管理制度一、總則（一）目的為加強政務服務檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在政務服務工作中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在政務服務過程中形成的各類檔案，包括但不限于行政審批文件、業(yè)務辦理記錄、服務對象反饋、政策宣傳資料等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：政務服務檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案內容應真實反映政務服務工作的實際情況，保證檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高政務服務效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護國家和服務對象的合法權益。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責政務服務檔案的日常管理工作。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立檔案信息管理系統，實現檔案的電子化管理和信息共享。4.對檔案的利用情況進行登記和統計，定期向上級報告檔案管理工作情況。5.開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）檔案管理人員檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉政務服務工作流程，負責具體的檔案管理操作。其職責包括：1.按照檔案管理制度的要求，做好檔案的收集、整理、分類、編目等工作。2.負責檔案的保管和維護，確保檔案的安全和完整。3.為檔案利用者提供查詢、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。4.協助檔案管理部門開展檔案管理業(yè)務培訓和宣傳工作。（三）各業(yè)務部門各業(yè)務部門負責本部門政務服務檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案。其職責包括：1.明確本部門檔案管理責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。2.指導本部門工作人員做好檔案材料的形成和積累工作，確保檔案材料的真實、完整。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政審批過程中形成的各類文件、證件、批復等。2.業(yè)務辦理過程中的申請材料、受理記錄、辦理結果等。3.服務對象的咨詢、投訴、建議等相關記錄。4.政務服務政策宣傳、培訓等活動中形成的資料。5.其他與政務服務工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產生的檔案材料。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照相關標準進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：根據政務服務工作的特點和檔案內容，將檔案分為行政審批檔案、業(yè)務辦理檔案、服務對象反饋檔案、政策宣傳檔案等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于檔案的管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)律，如按照年份、類別、順序號等進行編排。3.編目：對每一份檔案進行詳細的編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，形成檔案目錄。4.裝訂：對于紙質檔案，應按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限各業(yè)務部門應在檔案形成后的[X]個工作日內，將整理好的檔案移交至檔案管理部門進行歸檔。（二）歸檔程序1.業(yè)務部門填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類和編號規(guī)則，將歸檔檔案放入相應的檔案柜或存儲設備中。（三）保管要求1.庫房環(huán)境：檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.安全防護：庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，確保檔案的安全。3.存儲方式：檔案應按照類別、年份、保管期限等進行有序存放，便于查找和管理。對于電子檔案，應進行備份存儲，并定期進行數據維護。4.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好檢查記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱和利用政務服務檔案。服務對象在符合相關規(guī)定的情況下，可查閱與其自身相關的政務服務檔案。（二）利用程序1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.審批：檔案管理部門對利用申請進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經相關領導批準。3.查閱：利用者在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。4.借閱：如需借閱檔案，利用者應辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限，并按時歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、編號等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分根據檔案的重要性、歷史價值和現實利用價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三類。1.永久保管：具有重要歷史價值、對國家和社會具有重大意義的檔案，如涉及重大政策決策、重要事件記錄等。2.長期保管：在較長時間內具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年。3.短期保管：在較短時間內具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年。（四）銷毀程序1.鑒定：檔案鑒定小組對達到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.審批：銷毀意見經單位領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀：檔案管理部門按照批準的銷毀清單，對檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應指定專人進行監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的政務服務檔案信息化管理系統，實現檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統功能要求1.檔案錄入：支持多種格式的檔案數據錄入，包括紙質檔案的數字化掃描錄入和電子文件的直接導入。2.分類管理：按照檔案分類規(guī)則對檔案進行分類管理，方便檔案的查詢和檢索。3.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案名稱、編號、日期、關鍵詞等進行檢索，快速定位所需檔案。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密。5.統計分析：對檔案利用情況、保管期限等進行統計分析，為檔案管理決策提供數據支持。（三）數據安全與維護1.數據備份：定期對檔案信息化管理系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.安全防護：加強系統的安全防護措施，設置防火墻、入侵檢測系統等，防止數據泄露和網絡攻擊。3.系統維護：定期對檔案信息化管理系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門應定期對各業(yè)務部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等情況。對于發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價建立檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入單