PAGE緊急避險檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司緊急避險檔案管理，規(guī)范緊急避險相關資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，提高公司應對突發(fā)事件的能力，保障公司和員工的生命財產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構在緊急避險工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映緊急避險工作的實際情況，確保其真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集與緊急避險相關的各種資料，保證檔案資料的完整性。3.準確性原則：檔案資料的記錄應準確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.保密性原則：對涉及公司機密、商業(yè)秘密以及個人隱私的緊急避險檔案資料，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案資料的整理和保管應便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善緊急避險檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門、各分支機構的緊急避險檔案管理工作。3.負責收集、整理、歸檔公司級緊急避險檔案資料，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫。4.定期對緊急避險檔案進行鑒定、銷毀和統(tǒng)計，確保檔案資料的質量和安全。5.提供緊急避險檔案資料的查詢、借閱等服務，滿足公司內部工作需要。（二）各部門、各分支機構職責1.負責本部門、本分支機構緊急避險檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交公司檔案管理部門。3.嚴格遵守公司緊急避險檔案管理制度，確保本部門、本分支機構檔案資料的安全和完整。4.根據(jù)工作需要，向公司檔案管理部門申請查詢、借閱相關緊急避險檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.緊急避險預案及相關修訂文件。2.應急演練計劃、方案、記錄及總結報告。3.突發(fā)事件的報告、調查、處理文件，包括事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、原因、損失情況、采取的應急措施及處理結果等。4.與外部救援機構（如消防、醫(yī)院、公安等）的溝通協(xié)調記錄，包括聯(lián)系方式、救援合作協(xié)議等。5.緊急避險物資儲備清單、采購記錄、出入庫登記及使用情況報告。6.員工緊急避險培訓計劃、教材、記錄及考核結果。7.緊急避險相關的設備設施清單、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告等。8.其他與緊急避險工作相關的文件、資料、圖片、影像等。（二）收集要求1.各部門、各分支機構應指定專人負責緊急避險檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時性和準確性。2.對于在緊急避險工作中形成的各類文件、資料，應在事件處理完畢后及時收集整理，按照檔案管理要求進行分類、編號和裝訂。3.收集的檔案資料應保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行收集，并確保其可讀性和可追溯性。四、檔案整理（一）分類標準1.預案類：包括公司總體緊急避險預案、專項緊急避險預案、部門緊急避險預案等。2.演練類：應急演練計劃、方案、記錄及總結報告。3.事件類：突發(fā)事件的報告、調查、處理文件。4.資源類：緊急避險物資儲備清單、采購記錄、出入庫登記及使用情況報告；緊急避險相關的設備設施清單、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告等。5.培訓類：員工緊急避險培訓計劃、教材、記錄及考核結果。6.其他類：與外部救援機構的溝通協(xié)調記錄、其他與緊急避險工作相關的文件、資料、圖片、影像等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，例如：2023YL001，表示2023年的預案類檔案，流水號為001。2.類別代碼按照上述分類標準進行設定，預案類為YL，演練類為YL，事件類為SJ，資源類為ZY，培訓類為PX，其他類為QT。（三）裝訂要求1.紙質檔案應按照順序進行排列，采用A4紙張規(guī)格，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。2.對于文件頁數(shù)較多的，可以采用活頁夾或檔案盒進行裝訂，但應在每一頁上標注頁碼，并編制目錄。3.電子檔案應按照分類目錄進行存儲，文件名應規(guī)范、準確，便于識別和查找。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門、各分支機構應在每年年底前，將本年度整理好的緊急避險檔案資料移交公司檔案管理部門。2.對于突發(fā)事件形成的檔案資料，應在事件處理完畢后15個工作日內移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、各分支機構將整理好的檔案資料填寫《緊急避險檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.公司檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，核對檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知移交部門進行補充或更正。3.審核無誤后，公司檔案管理部門將檔案資料按照分類標準進行歸檔，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。六、檔案保管（一）保管方式1.公司設立專門的檔案庫房用于存放緊急避險檔案資料，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.紙質檔案應存放在檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.緊急避險預案及相關修訂文件、應急演練計劃、方案、記錄及總結報告等檔案資料的保管期限為長期，即50年。2.突發(fā)事件的報告、調查、處理文件，與外部救援機構的溝通協(xié)調記錄等檔案資料的保管期限為永久。3.緊急避險物資儲備清單、采購記錄、出入庫登記及使用情況報告，緊急避險相關的設備設施清單、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告等檔案資料的保管期限為10年。4.員工緊急避險培訓計劃、教材、記錄及考核結果等檔案資料的保管期限為5年。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對緊急避險檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案資料的完整性、準確性、保密性以及保管環(huán)境等情況。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理，如對損壞的檔案資料進行修復、對存在安全隱患的保管環(huán)境進行整改等。七、檔案利用（一）查詢服務1.公司內部員工因工作需要查詢緊急避險檔案資料的，應填寫《緊急避險檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內容進行查詢，并在規(guī)定的時間內提供查詢結果。查詢結果可以是紙質檔案復印件或電子檔案打印件，如需提供原件，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱服務1.因特殊原因需要借閱緊急避險檔案資料的，應填寫《緊急避險檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和公司檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案資料，檔案管理部門應對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。（三）利用限制1.涉及公司機密、商業(yè)秘密以及個人隱私的緊急避險檔案資料，未經(jīng)公司授權，不得對外提供或公開。2.緊急避險檔案資料的利用應符合公司的利益和相關法律法規(guī)的要求，不得用于非法目的或損害公司和他人的利益。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對緊急避險檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織1.公司成立緊急避險檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成。2.鑒定小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.鑒定小組對檔案資料進行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的保管期限、內容重要性、利用價值等因素，綜合判斷檔案的存毀。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案資料，鑒定小組應填寫《緊急避險檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號（日期）、數(shù)量、銷毀理由等信息，經(jīng)公司分管領導批準后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)批準的《緊急避險檔案銷毀申請表》進行銷毀操作，銷毀方式可以采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案資料無法恢復。2.銷毀過程中應指