PAGE衛(wèi)生院檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案室負責(zé)集中管理全院檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映衛(wèi)生院各項工作的歷史過程和實際情況。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及衛(wèi)生院機密、患者隱私等重要檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用全院檔案資料。3.對檔案進行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行鑒定，銷毀過期、無用檔案，并做好記錄。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室的檔案收集、整理和保管工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各科室職責(zé)1.負責(zé)本科室檔案資料的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本科室檔案工作的日常管理，按照檔案室要求及時移交檔案。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本科室暫存檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括衛(wèi)生院的各項規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、請示報告、統(tǒng)計報表等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：病歷、處方、檢查檢驗報告、醫(yī)療技術(shù)文檔、科研項目資料等。3.人事管理類：職工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、考核獎懲材料等。4.財務(wù)管理類：財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告、固定資產(chǎn)檔案等。5.設(shè)備物資類：設(shè)備采購合同、設(shè)備檔案、物資采購清單、出入庫記錄等。6.基建檔案類：基建項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。7.其他類：如醫(yī)患糾紛處理資料、對外交流合作文件等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時將本科室形成的檔案資料收集齊全，按照歸檔要求進行整理，定期移交檔案室。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張及載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對重要的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致，同時做好電子文件的備份和存儲管理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、人事管理、財務(wù)管理、設(shè)備物資、基建檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，建立檔案檢索工具。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜架，按照檔案類別和編號順序存放檔案，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括衛(wèi)生院的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、涉及衛(wèi)生院權(quán)益的重要文件等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性的行政管理文件、醫(yī)療業(yè)務(wù)資料、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括臨時性的文件、一般性的統(tǒng)計報表等。（三）檔案保管要求1.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與記錄一致。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護設(shè)備和藥品。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行備份，并建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，為衛(wèi)生院各項工作提供有力支持。3.對涉及患者隱私、衛(wèi)生院機密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限制查閱范圍。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案資料，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)，復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（三）利用審批1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在科室負責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，需經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并出具單位介紹信。3.涉及重要機密檔案的利用，需經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)審批。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室代表和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生院實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案室會同相關(guān)部門共同實施銷毀。3.銷毀檔案時應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對電子檔案進行規(guī)范化整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的分類存儲和檢索。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、檔案類別等進行查詢，方便利用者快速獲取所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息安全，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全保障1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護體系，防止