PAGE消防隊(duì)檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)消防隊(duì)檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于消防隊(duì)全體人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.完整安全原則：保證檔案資料的完整性和安全性，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為消防工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案資料，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。5.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.消防業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、報(bào)告、記錄、圖表等。2.隊(duì)伍建設(shè)、思想政治工作等方面的檔案資料。3.各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等形成的文件和資料。4.與消防工作相關(guān)的外部文件、資料和信息。5.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，確保檔案的安全和長(zhǎng)期保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案架或檔案柜中。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的安全和有效利用。3.對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作。2.配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)等。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合消防隊(duì)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值和保管期限。2.分析檔案內(nèi)容與形成背景，判斷其對(duì)消防工作的重要性和利用價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映消防隊(duì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)消防工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)消防工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.報(bào)消防隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案室。六、檔案的利用（一）利用范圍1.消防業(yè)務(wù)工作需要，如查閱歷史火災(zāi)資料、制定滅火預(yù)案等。2.隊(duì)伍建設(shè)、思想政治工作等方面的研究和參考。3.對(duì)外提供檔案資料，如協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查、取證等。4.其他合法合規(guī)的利用需求。（二）利用方式1.查閱：以書面形式提出查閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案室查閱檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案室印章。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效證件，并填寫查閱、借閱登記表。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、拆卷、損壞檔案。5.利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期檢查檔案的利用效果。2.發(fā)現(xiàn)利用者違反檔案利用規(guī)定的，應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。（三）電子檔案的利用1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便利用者快速查找所需電子檔案。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的安全和合法利用。3.對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，定期進(jìn)行分析和總結(jié)。（四）電子檔案的保密與安全1.采取加