PAGE檔案室現(xiàn)場管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室現(xiàn)場管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案室及檔案相關(guān)工作場所。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期檢查檔案室的安全狀況，及時(shí)消除安全隱患。4.協(xié)調(diào)與其他部門的檔案工作關(guān)系，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作。2.做好檔案的保管工作，確保檔案存放有序、安全無損。3.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，登記檔案利用情況。4.協(xié)助檔案管理負(fù)責(zé)人開展檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.公司內(nèi)部的會議記錄、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對于電子檔案，應(yīng)同時(shí)收集其對應(yīng)的紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的備份存儲。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。2.將檔案按照分類順序放入檔案柜或存儲設(shè)備中，并做好標(biāo)識。3.建立檔案索引，便于快速查找和利用。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和年度順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行分類備份，并建立相應(yīng)的存儲目錄。3.對于重要的實(shí)物檔案，如印章、證書等，應(yīng)妥善保管在專門的保險(xiǎn)柜或展示柜中。五、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人在借閱申請表上填寫借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。2.檔案管理員根據(jù)申請表提供檔案，并登記借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。（三）利用規(guī)定1.借閱人如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.利用檔案過程中，不得泄露檔案內(nèi)容，如有違反，將追究相關(guān)人員責(zé)任。3.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行綜合評估。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷的檔案服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、檔案室現(xiàn)場安全管理（一）安全設(shè)施配備1.檔案室應(yīng)配備火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等安全設(shè)施。2.安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。（二）安全檢查與隱患排查1.定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備、門窗等。2.及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患，對存在的問題進(jìn)行記錄和整改。（三）應(yīng)急處置措施1.制定檔案室安全應(yīng)急預(yù)案