PAGE技能培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司技能培訓檔案管理，規(guī)范培訓檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為公司的培訓管理、員工職業(yè)發(fā)展以及人力資源決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有技能培訓活動所涉及的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能提升培訓、專項技能培訓等各類培訓項目產(chǎn)生的相關(guān)資料。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對涉及公司機密、員工個人隱私等信息嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。二、培訓檔案管理職責（一）培訓管理部門職責1.負責制定技能培訓檔案管理的相關(guān)制度和流程，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門對培訓檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。3.負責培訓檔案的集中保管，建立培訓檔案目錄索引，方便查詢和利用。4.定期對培訓檔案進行檢查、清理和鑒定，對過期或無用的檔案按照規(guī)定進行銷毀處理。5.負責提供培訓檔案的借閱、查閱服務，并做好相關(guān)記錄。（二）各部門職責1.負責本部門組織或參與的培訓活動檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交至培訓管理部門。2.明確專人負責培訓檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.在培訓活動結(jié)束后，按照培訓管理部門的要求，按時提交相關(guān)培訓檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責培訓檔案的日常整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案存放有序，便于查找。3.對接收的培訓檔案進行認真核對和登記，確保檔案資料的完整性和準確性。4.做好培訓檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.根據(jù)檔案利用情況，及時更新檔案目錄索引，保證目錄索引與實際檔案相符。三、培訓檔案的內(nèi)容及分類（一）培訓計劃類1.年度培訓計劃：包括公司年度技能培訓的總體目標、培訓項目安排、培訓時間、培訓對象、培訓師資等內(nèi)容。2.專項培訓計劃：針對特定崗位或業(yè)務需求制定的專項培訓計劃，詳細說明培訓的目的、內(nèi)容、方式、時間安排等。3.培訓課程大綱：各培訓課程的教學大綱，明確課程的教學目標、教學內(nèi)容、教學方法、教學進度等。（二）培訓實施類1.培訓通知：發(fā)布培訓活動的通知文件，包括培訓主題、時間、地點、培訓對象、培訓內(nèi)容等信息。2.培訓簽到表：記錄參加培訓人員的姓名、部門、崗位、簽到時間等信息。3.培訓教材及講義：培訓過程中使用的教材、講義、課件等資料。4.培訓記錄：包括培訓過程中的課堂筆記、討論記錄、案例分析、實操演練記錄等，反映培訓的實際開展情況。5.培訓考核資料：培訓結(jié)束后的考核試卷、考核成績、考核報告等，用于評估培訓效果。6.培訓照片及視頻：培訓活動現(xiàn)場的照片、視頻等資料，直觀展示培訓過程。（三）培訓師資類1.培訓師基本信息表：記錄培訓師的姓名、性別、年齡、學歷、專業(yè)、工作經(jīng)歷、授課領(lǐng)域等基本情況。2.培訓師資質(zhì)證明材料：包括培訓師的職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱證書、培訓師培訓結(jié)業(yè)證書等。3.培訓師授課評價表：由培訓學員對培訓師的授課質(zhì)量、教學方法、專業(yè)水平等方面進行評價的表格。（四）培訓學員類1.學員培訓檔案：記錄學員個人的培訓經(jīng)歷、培訓成績、培訓表現(xiàn)、培訓反饋等信息。2.學員培訓證書：學員參加培訓后獲得的各類培訓證書復印件。（五）培訓費用類1.培訓預算表：詳細列出培訓項目的各項費用預算，包括師資費用、教材費用、場地費用、設備費用等。2.培訓費用報銷憑證：培訓過程中產(chǎn)生的各項費用的報銷發(fā)票、報銷審批單等憑證。3.培訓費用結(jié)算表：培訓結(jié)束后，對培訓費用進行結(jié)算的表格，反映實際發(fā)生的培訓費用及與預算的對比情況。四、培訓檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應在培訓活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門負責的培訓檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.培訓檔案資料應包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式，確保資料的完整性。3.對于重要的培訓檔案資料，應收集原件；如無法收集原件，需收集清晰、完整的復印件，并注明原件存放處。（二）整理方法1.分類整理：按照培訓檔案的內(nèi)容分類，將培訓計劃類、培訓實施類、培訓師資類、培訓學員類、培訓費用類等資料分別進行整理。2.編號標識：對每一份培訓檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號格式為：培訓類別代碼年份序號。例如：PX2023001，表示培訓計劃類檔案，2023年的第1份檔案。3.編制目錄：根據(jù)分類整理的結(jié)果，編制培訓檔案目錄索引，目錄應包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等信息，方便查詢和利用。4.裝訂成冊：對于紙質(zhì)文件較多的培訓檔案，應進行裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、編號、日期等信息。五、培訓檔案的保管（一）保管方式1.培訓檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案資料的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在服務器或?qū)Ｓ么鎯υO備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管期限1.培訓計劃類檔案保管期限為[X]年，自培訓計劃制定當年起計算。2.培訓實施類檔案保管期限為[X]年，自培訓活動結(jié)束當年起計算。3.培訓師資類檔案保管期限為[X]年，自培訓師參與培訓活動當年起計算。4.培訓學員類檔案保管期限為[X]年，自學員完成培訓當年起計算。5.培訓費用類檔案保管期限為[X]年，自培訓費用結(jié)算當年起計算。（三）檔案保管環(huán)境1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全保管。六、培訓檔案的利用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓檔案時，應填寫《培訓檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.培訓管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向培訓管理部門報告，并承擔相應的責任。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓檔案時，可直接到培訓管理部門查閱。查閱人員應遵守檔案查閱場所的規(guī)定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標記或損壞檔案。2.如需復印培訓檔案資料，應經(jīng)培訓管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應與原件核對無誤，并加蓋培訓管理部門的印章。（三）檔案利用的監(jiān)督與管理1.培訓管理部門應定期對培訓檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案的利用頻率和需求，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。2.對培訓檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案資料不完整、編號混亂、保管不善等，應及時進行整改，確保檔案的質(zhì)量和利用效果。七、培訓檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.培訓管理部門應定期對保管期滿的培訓檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應由培訓管理部門負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫《培訓檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由培訓管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案