PAGE學(xué)校檔案借閱登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，特制定本借閱登記制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)及全體教職員工、學(xué)生借閱學(xué)校檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：借閱檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保借閱目的正當(dāng)、合理。2.安全保密原則：在檔案借閱過(guò)程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.限期歸還原則：借閱檔案必須按照規(guī)定的期限歸還，不得逾期。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類(lèi)型1.學(xué)校綜合管理類(lèi)檔案，如學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會(huì)議記錄等。2.教學(xué)管理類(lèi)檔案，如教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生成績(jī)檔案等。3.科研管理類(lèi)檔案，如科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果報(bào)告等。4.師資隊(duì)伍建設(shè)類(lèi)檔案，如教師個(gè)人檔案、職稱(chēng)評(píng)定材料等。5.學(xué)生管理類(lèi)檔案，如學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄等。（二）限制借閱的檔案類(lèi)型1.涉及學(xué)校機(jī)密、敏感信息的檔案，如未公開(kāi)的招生政策、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.正在進(jìn)行中的重要項(xiàng)目且明確規(guī)定限制查閱的檔案。三、借閱審批流程（一）校內(nèi)部門(mén)借閱1.借閱部門(mén)填寫(xiě)《學(xué)校檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門(mén)公章后，提交至學(xué)校檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。審核通過(guò)后，由檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并安排檔案借閱事宜。（二）教職員工借閱1.教職員工填寫(xiě)《學(xué)校檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱檔案的具體內(nèi)容和用途。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于一般性檔案借閱申請(qǐng)，可直接批準(zhǔn)；對(duì)于涉及重要或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)。（三）學(xué)生借閱1.學(xué)生因?qū)W習(xí)、研究等正當(dāng)理由需要借閱檔案時(shí)，填寫(xiě)《學(xué)校檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)和用途。2.輔導(dǎo)員簽字同意后，學(xué)生將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)學(xué)生借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，主要審核借閱目的是否與學(xué)習(xí)、研究相關(guān)。審核通過(guò)后，為學(xué)生辦理借閱手續(xù)，但學(xué)生借閱的檔案類(lèi)型一般限于學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案及相關(guān)學(xué)習(xí)資料。四、借閱登記手續(xù)（一）借閱登記內(nèi)容1.借閱人姓名、所在部門(mén)（或班級(jí)）、聯(lián)系方式。2.借閱檔案的名稱(chēng)及數(shù)量。3.借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期。4.借閱用途說(shuō)明。（二）登記方式1.檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的《學(xué)校檔案借閱登記簿》，采用紙質(zhì)登記與電子登記相結(jié)合的方式。每次借閱檔案時(shí)，檔案管理人員按照登記簿格式詳細(xì)記錄借閱信息。2.電子登記信息應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。五、借閱期限（一）一般檔案借閱期限1.校內(nèi)部門(mén)借閱一般性檔案，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.教職員工借閱一般性檔案，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。3.學(xué)生借閱個(gè)人學(xué)籍檔案等相關(guān)學(xué)習(xí)資料，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）特殊檔案借閱期限1.對(duì)于涉及學(xué)校重要決策、機(jī)密信息等特殊檔案，借閱期限根據(jù)具體情況由檔案管理部門(mén)與借閱人協(xié)商確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.借閱期限屆滿(mǎn)前，借閱人應(yīng)主動(dòng)歸還檔案。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)原借閱期限的一半。六、借閱檔案的保管與使用（一）保管要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。2.嚴(yán)禁在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱人在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）使用要求1.借閱人只能將檔案用于申請(qǐng)借閱時(shí)所注明的用途，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.在使用檔案過(guò)程中，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。七、歸還手續(xù)（一）歸還時(shí)間借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿(mǎn)前歸還所借檔案。如有續(xù)借情況，應(yīng)在續(xù)借期限屆滿(mǎn)前歸還。（二）歸還檢查1.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)立即查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。2.檢查無(wú)誤后，檔案管理人員在《學(xué)校檔案借閱登記簿》上注明檔案歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與處罰（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記記錄、檔案歸還情況、檔案保管與使用情況等。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話(huà)，接受全校師生對(duì)違規(guī)借閱檔案行為的舉報(bào)。（二）處罰措施1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門(mén)將視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)等處理。2.如因違規(guī)借閱行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失或信息泄露，給學(xué)校造成損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。九、附則（一）解