PAGE健全干部人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司干部人事檔案管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，充分發(fā)揮干部人事檔案在公司人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部人事檔案必須如實(shí)反映干部員工的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集干部員工的各類人事信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保干部人事檔案信息不被泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)干部員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善干部人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司干部員工的人事檔案，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。3.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔、保管和查閱等工作。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理工作水平。5.定期對(duì)干部人事檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案質(zhì)量。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、保管等。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒別，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（三）干部員工所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)向人力資源部門報(bào)送干部員工的各類人事信息材料，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助人力資源部門做好干部員工檔案材料的收集、核實(shí)等工作。三、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.干部員工的個(gè)人基本信息登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、健康狀況等。2.干部員工的履歷表，詳細(xì)記錄其工作經(jīng)歷、任職情況等。（二）自傳材料干部員工撰寫的自傳，反映其成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.干部員工的年度考核登記表、績(jī)效考核表等。2.干部選拔任用考察材料，包括考察報(bào)告、民主測(cè)評(píng)表、個(gè)別談話記錄等。3.各類專項(xiàng)考察材料，如廉政考察材料等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等，專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審表等。（五）政審材料1.入黨政審材料，包括入黨申請(qǐng)書、自傳、政治歷史情況的審查結(jié)論等。2.干部員工的其他政審材料，如出國(guó)（境）政審材料等。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)等。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。2.獎(jiǎng)勵(lì)審批表，詳細(xì)記錄獎(jiǎng)勵(lì)的原因、等級(jí)等。（八）處分材料1.受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、處分審批表等。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資發(fā)放記錄等。2.干部任免審批表、任職文件等。包括職務(wù)任免、崗位調(diào)整等相關(guān)文件。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.個(gè)人工作總結(jié)、述職報(bào)告等。2.反映干部員工突出業(yè)績(jī)、先進(jìn)事跡等的材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門定期向各部門發(fā)布檔案材料收集通知，明確收集內(nèi)容、時(shí)間要求等。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門干部員工的相關(guān)人事信息材料，并及時(shí)報(bào)送人力資源部門。3.對(duì)于新入職的干部員工，人力資源部門應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)收集其完整的人事檔案材料。（二）鑒別1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.鑒別內(nèi)容包括材料的真實(shí)性、有效性、完整性，以及是否符合歸檔要求等。3.對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，要求補(bǔ)充或更正。（三）整理1.按照檔案內(nèi)容的分類，對(duì)鑒別后的材料進(jìn)行整理。2.每份材料應(yīng)單獨(dú)裝訂，并在右上角加蓋頁(yè)碼章。3.材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，同一類材料按照重要程度排列。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案內(nèi)容的分類和排列順序。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的干部人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案存放安全、有序。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱干部人事檔案的，必須填寫《干部人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《干部人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱干部人事檔案的，必須填寫《干部人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《干部人事檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)1.人力資源部門應(yīng)利用信息化技術(shù)，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，方便檔案管理和使用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.根據(jù)干部員工的人事變動(dòng)情況，及時(shí)更新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)內(nèi)容。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。3.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、防病毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)丟失。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.干部員工因工作調(diào)動(dòng)、離職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)干部員工的人事變動(dòng)情況，開(kāi)具《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將檔案材料進(jìn)行整理、密封，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞?，將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給人力資源部門。九、檔案審核與清理（一）審核1.定期對(duì)干部人事檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等。2.審核工作可采取自查、互查、抽查等方式進(jìn)行。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案質(zhì)量。（二）清理1.根據(jù)檔案保管期