PAGE干部檔案查（借）閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范干部檔案的查（借）閱工作，確保干部檔案的安全與完整，充分發(fā)揮干部檔案在干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作中的重要作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查（借）閱干部檔案的活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則。查（借）閱干部檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查（借）閱。2.安全保密原則。查（借）閱人員要嚴(yán)格遵守保密制度，確保干部檔案信息不泄露。3.規(guī)范操作原則。查（借）閱干部檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。二、查（借）閱權(quán)限與范圍（一）查（借）閱權(quán)限1.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)因工作需要，可查閱干部檔案。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員，在其職責(zé)范圍內(nèi)可查閱干部檔案。3.涉及干部選拔任用、考核評價、紀(jì)檢監(jiān)察等工作的相關(guān)部門，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱有關(guān)干部檔案。（二）查（借）閱范圍1.查閱范圍包括干部檔案中的履歷、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、政治歷史、參加工作時間、入黨入團時間、獎懲情況、工資級別、任免職務(wù)等相關(guān)材料。2.借閱范圍一般限于與查（借）閱目的直接相關(guān)的檔案材料復(fù)印件，原件原則上不得借出。特殊情況需借出原件的，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、查（借）閱流程（一）查閱流程1.查閱申請查（借）閱人員需填寫《干部檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并由所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批申請表提交至人力資源部門，由人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查（借）閱權(quán)限進(jìn)行審批。對于涉及重要干部或敏感信息的查閱申請，需報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)后，查（借）閱人員到干部檔案管理部門進(jìn)行查閱登記，登記內(nèi)容包括查閱人姓名、所在部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。4.查閱干部檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)陪同查（借）閱人員查閱檔案，查閱過程中，查（借）閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱人員不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束查閱結(jié)束后，查（借）閱人員應(yīng)及時將檔案歸還干部檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.借閱申請借閱人員除填寫《干部檔案查閱申請表》外，并說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.審批人力資源部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行審核，報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)后，由干部檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱登記干部檔案管理部門對借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、所在部門、借閱時間、借閱期限、借閱檔案名稱及份數(shù)等信息。4.借閱檔案交付借閱人員憑借閱審批單和有效證件到干部檔案管理部門領(lǐng)取借閱檔案，領(lǐng)取時應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.借閱期限與歸還借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，須提前向干部檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還借閱檔案，歸還時應(yīng)確保檔案完好無損。干部檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。四、查（借）閱人員職責(zé)（一）遵守規(guī)定查（借）閱人員必須嚴(yán)格遵守本制度及國家有關(guān)法律法規(guī)和干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，自覺維護干部檔案的安全與完整。（二）保護檔案查（借）閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)愛護檔案材料，不得在檔案材料上隨意批注、涂改、污損、折疊或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞或字跡不清等情況，應(yīng)及時向干部檔案管理部門報告。（三）保守秘密查（借）閱人員對查閱檔案過程中所了解的干部檔案信息負(fù)有保密責(zé)任，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁利用查閱檔案之機謀取私利或進(jìn)行其他違法違紀(jì)活動。（四）按時歸還借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，不得逾期不還。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。五、檔案管理人員職責(zé)（一）審核申請檔案管理人員負(fù)責(zé)對查（借）閱申請表進(jìn)行審核，嚴(yán)格把關(guān)查（借）閱人員的資格和查（借）閱內(nèi)容的合理性，確保查（借）閱活動符合規(guī)定要求。（二）提供協(xié)助在查（借）閱過程中，檔案管理人員應(yīng)積極為查（借）閱人員提供必要的協(xié)助，解答查（借）閱人員提出的有關(guān)檔案內(nèi)容方面的問題。（三）監(jiān)督檢查檔案管理人員要對查（借）閱人員的查閱行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保查（借）閱人員遵守查（借）閱制度和保密規(guī)定，防止檔案信息泄露和檔案材料損壞。（四）檔案整理與保管查閱結(jié)束后，檔案管理人員要及時對檔案進(jìn)行整理和歸位，確保檔案的整齊有序和安全保管。同時，要定期對干部檔案進(jìn)行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、保密與安全管理（一）保密措施1.干部檔案管理部門應(yīng)建立健全保密制度，明確保密責(zé)任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。2.查（借）閱場所應(yīng)具備必要的保密條件，如設(shè)置專門的查閱室，查閱室內(nèi)不得存放與查（借）閱無關(guān)的物品，查閱過程中無關(guān)人員不得進(jìn)入查閱室。3.檔案管理人員應(yīng)對查（借）閱人員查閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向任何無關(guān)人員透露檔案信息。（二）安全管理1.干部檔案管理部門應(yīng)加強檔案安全管理工作，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保干部檔案的安全保管。2.定期對檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.在檔案查（借）閱過程中，要注意防止檔案丟失、損壞等情況的發(fā)生。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級主管部門報告。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查（借）閱干部檔案。2.查閱過程中違反保密規(guī)定，泄露檔案信息。3.擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.逾期不歸還借閱檔案或損壞、丟失檔案材料。5.利用查（借）閱檔案之機謀取私利或進(jìn)行其他違法違紀(jì)活動。（二）處理措施1.對于違反查（借）閱制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、通報批評等處理。2.造成檔案材料損壞、丟失或泄露檔案信息的，應(yīng)責(zé)令其采取補救措施，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.對利用查（借）閱檔案之機謀取私利或進(jìn)行其他違法違紀(jì)活動的，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。