PAGE檔案利用_鑒定制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案利用鑒定工作，確保檔案信息的真實(shí)、完整、安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案利用鑒定工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用鑒定工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確的鑒定，保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。3.安全保密原則在檔案利用鑒定過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和安全。4.科學(xué)合理原則運(yùn)用科學(xué)的方法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的鑒定，提高鑒定工作的科學(xué)性和合理性。二、檔案利用鑒定組織與職責(zé)（一）檔案利用鑒定小組公司成立檔案利用鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行審核和鑒定。鑒定小組由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員。（二）職責(zé)分工1.組長職責(zé)負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案利用鑒定工作，審批檔案利用鑒定結(jié)果，協(xié)調(diào)解決鑒定工作中的重大問題。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)組織制定檔案利用鑒定工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)檔案利用申請(qǐng)的受理和初審，對(duì)檔案利用鑒定工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出檔案利用申請(qǐng)，協(xié)助檔案管理部門對(duì)涉及本部門的檔案進(jìn)行鑒定，提供相關(guān)業(yè)務(wù)背景和鑒定依據(jù)。4.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案利用申請(qǐng)的登記和整理，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，參與檔案利用鑒定小組的討論和鑒定工作，做好檔案利用鑒定記錄和檔案利用后的跟蹤管理。三、檔案利用鑒定范圍（一）內(nèi)部利用1.公司各部門因工作需要查閱、借閱本部門形成的檔案。2.公司內(nèi)部因工作協(xié)調(diào)、項(xiàng)目合作、決策支持等需要查閱、借閱其他部門形成的相關(guān)檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)及工作人員因工作需要查閱、借閱公司綜合檔案。（二）外部利用1.因法律法規(guī)要求，需向政府部門、司法機(jī)關(guān)等提供檔案資料。2.因業(yè)務(wù)合作、招投標(biāo)等需要，向外部單位提供檔案資料。3.因?qū)W術(shù)研究、文化交流等需要，向有關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供檔案資料。四、檔案利用鑒定流程（一）利用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門或人員因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位或個(gè)人因工作需要利用公司檔案時(shí)，應(yīng)向公司檔案管理部門提交書面申請(qǐng)，說明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。（二）受理與初審1.檔案管理部門收到檔案利用申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，利用目的是否合理，利用范圍是否符合規(guī)定等。2.對(duì)符合受理?xiàng)l件的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)予以受理，并進(jìn)行編號(hào)登記；對(duì)不符合受理?xiàng)l件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)人不予受理的原因。3.檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)利用的檔案進(jìn)行初步審查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等，對(duì)檔案的密級(jí)、保管期限等進(jìn)行核對(duì)，確定是否可以提供利用。（三）鑒定審核1.檔案管理部門將初審合格的檔案利用申請(qǐng)?zhí)峤粰n案利用鑒定小組進(jìn)行審核鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案利用申請(qǐng)的內(nèi)容，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面審核鑒定。審核鑒定的主要內(nèi)容包括：檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，檔案與利用目的的相關(guān)性，檔案的密級(jí)和保管期限，檔案利用的必要性和安全性等。3.鑒定小組在審核鑒定過程中，應(yīng)充分聽取檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及申請(qǐng)人的意見和建議，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地調(diào)查或查閱相關(guān)資料。4.鑒定小組對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行集體討論，形成鑒定意見，并填寫《檔案利用鑒定意見書》。鑒定意見分為同意利用、限制利用、不同意利用三種。（四）審批與告知1.檔案利用鑒定小組的鑒定意見經(jīng)公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。2.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，及時(shí)告知申請(qǐng)人檔案利用鑒定意見。對(duì)同意利用的申請(qǐng)，應(yīng)辦理相關(guān)利用手續(xù)；對(duì)限制利用或不同意利用的申請(qǐng)，應(yīng)向申請(qǐng)人說明原因，并做好解釋工作。（五）利用實(shí)施1.申請(qǐng)人按照檔案管理部門辦理的利用手續(xù)，到指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。2.如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.因特殊情況需要將檔案帶出公司查閱、借閱的，應(yīng)經(jīng)公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，限期歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完好無損。（六）利用后跟蹤1.檔案利用完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解檔案的使用效果，收集利用者的反饋意見。2.對(duì)利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、信息泄露等，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)將檔案利用情況進(jìn)行記錄，整理歸檔，作為檔案管理工作的重要參考資料。五、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)公司的歷史發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新、文化建設(shè)等具有重要參考價(jià)值的檔案。2.反映公司重大事件、重要決策、重點(diǎn)項(xiàng)目等的檔案。3.具有法律憑證作用的檔案，如合同協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書、訴訟文書等。4.對(duì)公司未來發(fā)展具有潛在價(jià)值的檔案，如科研成果、技術(shù)資料、市場(chǎng)調(diào)研等。（二）檔案密級(jí)鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.絕密級(jí)檔案涉及公司核心商業(yè)秘密、國家機(jī)密等，一旦泄露會(huì)給公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。2.機(jī)密級(jí)檔案涉及公司重要商業(yè)秘密、敏感信息等，泄露后會(huì)給公司帶來較大損失的檔案。3.秘密級(jí)檔案涉及公司一般商業(yè)秘密、內(nèi)部敏感信息等，泄露后會(huì)給公司造成一定影響的檔案。（三）檔案保管期限鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管檔案反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作具有查考利用價(jià)值的檔案。定期保管期限分為30年、10年。六、檔案鑒定工作要求（一）定期鑒定公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，原則上每年進(jìn)行一次全面鑒定。對(duì)保管期限已滿、失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀。（二）動(dòng)態(tài)管理檔案鑒定工作應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)公司發(fā)展變化、業(yè)務(wù)調(diào)整、法律法規(guī)要求等，及時(shí)調(diào)整檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和范圍，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和合理性。（三）記錄與歸檔檔案鑒定工作應(yīng)做好詳細(xì)記錄，包括鑒定時(shí)間、鑒定人員、鑒定依據(jù)、鑒定意見等，并將鑒定記錄整理歸檔，作為檔案管理工作的重要組成部分。（四）培訓(xùn)與監(jiān)督公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定人員的培訓(xùn)，提高鑒定人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定工作的監(jiān)督檢查，確保鑒定工作嚴(yán)格按照規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，包括已過保管期限、無利用價(jià)值的檔案，以及因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無法修復(fù)的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，并經(jīng)檔案利用鑒定小組審核、公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀