PAGE三檔合一檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、獎懲、離職等相關(guān)文件。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、項目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：公司研發(fā)、生產(chǎn)過程中形成的技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利等。6.其他檔案：除上述類別以外的其他具有保存價值的檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“類別代碼+年度+流水號”的形式。2.類別代碼：按照檔案分類，分別用兩位大寫字母表示，如行政檔案為“XZ”，人事檔案為“RS”，財務(wù)檔案為“CW”，業(yè)務(wù)檔案為“YW”，技術(shù)檔案為“JS”，其他檔案為“QT”。3.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始。5.示例：“XZ20230001”表示2023年形成的第一份行政檔案。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將檔案整理歸檔，不得積壓。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)完成收集工作。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號唯一。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。4.檔案整理應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案保管措施1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，備份檔案應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價值。2.分析比較法：通過對檔案內(nèi)容、來源、時間、形式等方面的分析比較，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案鑒定小組編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。4.查閱重要檔案時，應(yīng)有專人陪同，查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案。（二）借閱規(guī)定1.需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱檔案期間，如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計要求1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、全面，統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。（二）移交規(guī)定1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因，需要對檔案進(jìn)行移交時應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊，清冊應(yīng)包