PAGE文件盒檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件盒檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件盒檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則：要保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面收集公司在各個方面形成的文件資料，保持檔案之間的有機聯系。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。同時，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司設立[檔案管理部門名稱]作為檔案管理的專門機構，負責公司文件盒檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務流程。2.負責公司各類文件盒檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施和設備，如檔案庫房、文件盒、防火防盜設備、溫濕度控制設備等，保證檔案的安全保管。4.對檔案進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現和處理檔案保管中存在的問題，確保檔案的質量和安全。5.負責檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標準，對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀，防止檔案的積壓和浪費。6.開展檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數量、種類、利用情況等信息，為公司檔案管理決策提供依據。7.積極提供檔案利用服務，根據公司各部門和員工的需求，及時、準確地提供檔案資料，為公司的各項工作提供支持和保障。8.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。三、文件盒檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、記錄等，包括但不限于：公司紅頭文件、會議文件、決議、決定、通知等；公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等；公司的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等；公司的財務文件、審計報告、稅務資料等；公司的技術文件、研發(fā)資料、產品圖紙等；公司的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等；公司的行政管理文件、辦公文件、印章使用記錄等；公司的其他重要文件和資料。2.各部門在工作中產生的應歸檔保存的文件盒檔案，由各部門指定專人負責收集，并定期移交檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門在工作中形成的文件資料進行收集整理，確保文件資料的齊全、完整。2.收集的文件資料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色、模糊等情況，應及時進行修復或復制。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行備份，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：根據文件的來源、時間、內容等因素，將收集到的文件資料進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人事檔案類等。2.編號：對每一類文件進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，便于文件的查找和管理。3.裝訂：將文件資料按照一定的順序進行排列，然后進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得影響文件的閱讀和使用。4.編目：編制文件盒檔案目錄，目錄應包括文件的編號、名稱（標題）、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、文件盒檔案的保管（一）保管期限根據國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定文件盒檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司的重大決策、重要會議記錄、重要合同協議、公司發(fā)展規(guī)劃等，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，如公司的年度工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、財務審計報告等，保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對公司工作有一定查考利用價值的檔案，如公司的一般性文件、臨時性通知、短期業(yè)務資料等，保管期限一般為[X]年。（二）保管方式1.檔案庫房保管：設立專門的檔案庫房，用于存放紙質檔案。檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.文件盒存放：將整理好的文件資料裝入文件盒中，按照分類編號順序排列存放在檔案庫房的貨架上。文件盒應標明檔案的類別、編號、名稱、保管期限等信息，便于查找和管理。3.電子檔案保管：對于電子文件，應采用光盤、硬盤等存儲介質進行備份，并按照檔案管理的要求進行分類存儲。同時，建立電子檔案的索引目錄，便于電子檔案的檢索和利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數量準確、完好無損。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，控制庫房的溫度和濕度，防止檔案受潮、發(fā)霉、變形等。3.嚴格遵守檔案庫房的安全管理制度，嚴禁無關人員進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關好門窗，切斷電源，確保庫房安全。4.對于電子檔案存儲介質，應定期進行檢查和維護，防止存儲介質損壞導致電子檔案丟失。同時，應做好電子檔案的備份工作，備份數據應異地存放，以防止數據丟失。五、文件盒檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合公司的實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司的整體利益出發(fā)，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其在公司工作中的重要程度和利用價值。3.效益評估法：從檔案對公司經濟效益、社會效益和歷史研究價值等方面進行評估，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已超過保管期限且確無保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應包括檔案的編號名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報公司領導審批，經批準后方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進行。監(jiān)銷人員應在銷毀現場對銷毀的檔案進行清點核對，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、文件盒檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)，依法開展檔案利用工作。2.服務公司原則：以服務公司各項工作為宗旨，積極為公司各部門和員工提供檔案利用服務。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案泄密。（二）利用方式1.查閱：公司各部門和員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應根據查閱申請表，及時提供所需檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：對于確需借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案。3.復制：根據利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復制服務。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，注明復制日期和出處，確保復制檔案的真實性和可靠性。（三）利用登記檔案