PAGE交通局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合交通局實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于交通局機(jī)關(guān)各科室、下屬各單位形成的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：交通局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映交通局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括局機(jī)關(guān)各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋交通規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)輸、安全監(jiān)管等業(yè)務(wù)工作中形成的文件、資料、報(bào)表等。3.工程建設(shè)類：針對(duì)交通工程項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各階段的檔案。4.科技檔案類：涉及交通領(lǐng)域的科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新成果等相關(guān)檔案。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等記錄交通局重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景等的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政管理類：采用年度類別流水號(hào)的方式編號(hào)。例如，2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政管理類，“001”為流水號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類：按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，如運(yùn)輸管理業(yè)務(wù)編號(hào)為“YS”，再結(jié)合年度和流水號(hào)，如2023YS010。3.工程建設(shè)類：以工程項(xiàng)目名稱為基礎(chǔ)編號(hào)，如“XX公路建設(shè)項(xiàng)目”編號(hào)為“GLXX”，后面跟隨年度和流水號(hào)，如2023GLXX020。4.科技檔案類：依據(jù)科研項(xiàng)目名稱編號(hào)，如“智能交通系統(tǒng)研發(fā)項(xiàng)目”編號(hào)為“KJZN”，加上年度和流水號(hào)，如2023KJZN005。5.聲像檔案類：按照形成時(shí)間順序編號(hào)，如SX2023001，表示2023年形成的第1號(hào)聲像檔案。三、文件材料歸檔范圍與保管期限（一）行政管理類1.文件材料歸檔范圍上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與交通局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。交通局向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)材料等。局機(jī)關(guān)制定的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。局機(jī)關(guān)召開的各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。人事任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)等文件資料。2.保管期限上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的重要文件、法規(guī)性文件等永久保管。一般性文件、通知等保管30年。人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行保管期限。（二）業(yè)務(wù)管理類1.文件材料歸檔范圍交通規(guī)劃編制過程中的基礎(chǔ)資料、調(diào)研報(bào)告、規(guī)劃文本等。交通建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙等。運(yùn)輸管理中的運(yùn)營(yíng)許可、車輛檔案、運(yùn)輸統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。安全監(jiān)管工作中的檢查記錄、事故報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等。2.保管期限涉及交通發(fā)展戰(zhàn)略、長(zhǎng)期規(guī)劃等重要文件永久保管。一般業(yè)務(wù)文件、資料保管30年。短期的運(yùn)營(yíng)報(bào)表、臨時(shí)檢查記錄等保管10年。（三）工程建設(shè)類1.文件材料歸檔范圍工程項(xiàng)目立項(xiàng)階段的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。設(shè)計(jì)階段的初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件等。施工階段的施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等。監(jiān)理階段的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。驗(yàn)收階段的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量鑒定書等。2.保管期限工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究等重要文件永久保管。設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等文件資料保管至工程竣工驗(yàn)收后30年。（四）科技檔案類1.文件材料歸檔范圍交通科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告等。技術(shù)創(chuàng)新成果的專利證書、軟件著作權(quán)登記證書、成果鑒定報(bào)告等。2.保管期限科研項(xiàng)目和技術(shù)創(chuàng)新成果的核心文件永久保管。相關(guān)輔助材料保管30年。（五）聲像檔案類1.文件材料歸檔范圍交通局重大活動(dòng)（如項(xiàng)目開工儀式、重要會(huì)議等）的照片、錄像。反映交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成果、工作場(chǎng)景的照片、錄音等。2.保管期限具有重要?dú)v史意義和紀(jì)念價(jià)值的聲像檔案永久保管。一般性工作記錄的聲像檔案保管30年。四、檔案整理（一）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、類別、保管期限進(jìn)行整理。3.按照檔案編號(hào)順序排列，編制檔案目錄。（二）整理步驟1.行政管理類：對(duì)文件進(jìn)行分類，去除重復(fù)文件，按照編號(hào)順序排列，編寫文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、責(zé)任者等信息。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)業(yè)務(wù)類別細(xì)分檔案，對(duì)各類業(yè)務(wù)文件進(jìn)行排序，編制詳細(xì)的業(yè)務(wù)檔案目錄，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、時(shí)間、來源等。3.工程建設(shè)類：按照工程項(xiàng)目階段整理檔案，將同一階段的文件集中在一起，按順序排列，建立工程檔案專項(xiàng)目錄，記錄項(xiàng)目名稱、階段、文件名稱等。五、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍對(duì)具有重要保存價(jià)值和利用頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，優(yōu)先處理永久保管和30年保管期限的檔案。（二）數(shù)字化流程1.掃描：采用高分辨率掃描儀對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描，確保圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.做好庫(kù)房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施，保持庫(kù)房溫濕度適宜。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系需要查閱本局相關(guān)檔案，需按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需提前提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱事由、查閱范圍等，經(jīng)交通局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.借閱檔案需填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15個(gè)工作日，如需延期，需重新辦理手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案保管期限規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報(bào)告。