PAGE小學紅十字會檔案制度一、總則（一）目的為加強小學紅十字會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校紅十字會工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校紅十字會各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本校紅十字會檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映本校紅十字會工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集本校紅十字會工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及學校、學生、教職工隱私或敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立學校紅十字會檔案管理室，負責本校紅十字會檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立檔案檢索體系，方便查詢利用。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。6.對涉及檔案管理的違規(guī)行為進行制止和糾正，并及時向上級報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.紅十字會組織建設文件，如章程、會員名單、會議記錄等。2.紅十字會活動計劃、方案、總結(jié)。3.志愿者招募、培訓、活動記錄。4.急救培訓資料、教材、證書。5.募捐活動相關(guān)資料，包括捐贈記錄、物資清單等。6.與其他單位或組織的合作協(xié)議、交流活動記錄。7.各類表彰獎勵文件、證書。8.宣傳資料，如海報、宣傳單頁、新聞報道等。（二）收集要求1.各部門和相關(guān)人員應及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理部門，不得積壓、延誤。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、裁剪。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類，可分為組織建設類、活動類、培訓類、募捐類、宣傳類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，裝訂成冊。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，保持整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限各類檔案應在形成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對收集到的檔案進行初步審核，檢查其完整性和準確性。2.按照整理方法進行分類、編號、編目。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或文件夾，注明檔案類別、編號、名稱等信息。4.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的歸檔時間、內(nèi)容、數(shù)量等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，保持通風、干燥，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全。3.特殊載體檔案：如照片、錄像帶、光盤等，應按照相關(guān)規(guī)定進行保管，注明內(nèi)容、拍攝時間、來源等信息。（四）保管期限1.永久保管：涉及學校紅十字會重要歷史事件、重大活動、長期有效的文件等檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定保管期限為[X]年或[X]年。期滿后，經(jīng)鑒定可銷毀的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本校教職工、學生及相關(guān)部門因工作需要，可查閱、利用本校紅十字會檔案。（二）利用流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相應檔案，并在檔案查閱登記表上記錄查閱時間、人員、內(nèi)容等。4.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復印或摘錄部分內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復印或摘錄的內(nèi)容。（三）借閱流程1.因工作需要借閱檔案的人員，填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。3.借閱人員憑批準后的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領取檔案。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案的完整性和安全性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務部門人員組成的檔案鑒定小組，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限和重要性，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應進行銷毀處理。（三）銷毀流程1.鑒定小組對到期檔案進行逐一鑒定，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)學校紅十字會負責人批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員在指定地點進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立本校紅十字會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子文件，并進行分類、編號、掛接等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能：檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員和利用人員操作。3.安全管理：建立信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、訪問控制、防火墻等措施，確保電子檔案的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時錄入和更新檔案信息。2.利用人員應通過檔案管理信息系統(tǒng)進行檔案查閱和借閱申請，不得擅自更改或刪除檔案信息。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制學校紅十字會設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管理設施設備的配備和使用情況。4.檔案信息化管理工作的開展情況。（三）問題整改對