PAGE機(jī)關(guān)掃描檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)掃描檔案的管理，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作中形成的，經(jīng)過掃描處理的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：掃描檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)各項工作活動的真實(shí)面貌，確保檔案信息與原始檔案一致。2.完整性原則：涵蓋機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證掃描檔案的全面性，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障掃描檔案的存儲安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.便利性原則：優(yōu)化掃描檔案的管理流程，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、掃描檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的具有保存價值的文件、會議記錄、報表、合同、信函等紙質(zhì)材料。2.電子文件，包括但不限于辦公自動化系統(tǒng)生成的文檔、電子郵件、電子表格等，在確認(rèn)具有長期保存價值后進(jìn)行掃描歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式清晰、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名。（三）整理規(guī)范1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號：為每一份掃描檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：制作詳細(xì)的檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與掃描檔案一一對應(yīng)。三、掃描設(shè)備與軟件（一）設(shè)備配備1.根據(jù)檔案掃描工作的實(shí)際需求，配備性能穩(wěn)定、分辨率高的掃描設(shè)備，如高速掃描儀、平板掃描儀等。2.掃描設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行，保證掃描質(zhì)量。（二）軟件要求1.選用功能強(qiáng)大、操作簡便的掃描軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的清晰掃描、格式轉(zhuǎn)換、存儲等功能。2.掃描軟件應(yīng)具備加密、備份等安全功能，保障掃描檔案的安全性。四、掃描操作流程（一）準(zhǔn)備工作1.對需要掃描的檔案進(jìn)行整理，去除裝訂物、雜物等，確保檔案平整。2.檢查掃描設(shè)備和軟件是否正常運(yùn)行，準(zhǔn)備好存儲介質(zhì)。（二）掃描參數(shù)設(shè)置1.根據(jù)檔案的類型和保存要求，設(shè)置合適的掃描分辨率、色彩模式等參數(shù)。一般來說，文字類檔案分辨率不低于300dpi，圖像類檔案分辨率可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整。2.色彩模式可根據(jù)檔案內(nèi)容選擇灰度或彩色，確保掃描后的圖像清晰可讀。（三）掃描過程1.將檔案逐頁放置在掃描設(shè)備上，按照設(shè)定的參數(shù)進(jìn)行掃描。2.在掃描過程中，要注意檢查掃描圖像的質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)圖像模糊、有黑線等問題，應(yīng)及時調(diào)整設(shè)備或重新掃描。（四）圖像處理1.對掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪等處理，確保圖像清晰、完整。2.將處理后的圖像保存為規(guī)定的格式，如PDF、TIFF等，以便于存儲和管理。五、掃描檔案的存儲（一）存儲介質(zhì)選擇1.優(yōu)先選用可靠性高、存儲容量大的存儲介質(zhì)，如磁帶庫、磁盤陣列、光盤庫等。2.定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能穩(wěn)定，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲方式1.采用分級存儲的方式，將掃描檔案分為不同的存儲級別，如在線存儲、近線存儲和離線存儲。2.在線存儲用于頻繁使用的檔案，近線存儲用于近期較少使用但仍需快速訪問的檔案，離線存儲用于長期保存且很少使用的檔案。（三）存儲位置與環(huán)境1.掃描檔案應(yīng)存儲在專門的檔案存儲區(qū)域，存儲區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保持存儲環(huán)境的溫度、濕度適宜，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。六、掃描檔案的檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的掃描檔案檢索系統(tǒng)，可采用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)或?qū)ｉT的檔案檢索軟件。2.在檢索系統(tǒng)中錄入檔案的編號、題名、日期、保管期限等關(guān)鍵信息，以便快速準(zhǔn)確地查詢檔案。（二）檢索方式1.支持多種檢索方式，如按編號檢索、按題名檢索、按日期檢索、按關(guān)鍵詞檢索等。2.提供模糊檢索功能，方便用戶快速找到相關(guān)檔案。（三）利用權(quán)限與流程1.明確檔案利用的權(quán)限范圍，不同人員根據(jù)工作需要具有不同的查閱、借閱權(quán)限。2.檔案利用應(yīng)填寫申請表，經(jīng)審批后按照規(guī)定的流程進(jìn)行借閱或查閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。七、掃描檔案的安全管理（一）人員安全管理1.對參與掃描檔案管理工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（二）物理安全措施1.檔案存儲區(qū)域安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對存儲介質(zhì)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。（三）數(shù)據(jù)安全保障1.定期對掃描檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。（四）安全審計與檢查1.定期對掃描檔案的安全管理情況進(jìn)行審計，檢查各項安全措施的執(zhí)行情況。2.對發(fā)現(xiàn)的安全問題及時進(jìn)行整改，消除安全隱患。八、掃描檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等因素，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對于超過保管期限且確無保存價值的檔案，可進(jìn)行鑒定銷毀。（二）鑒定流程1.由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案逐一進(jìn)行審查，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，編制銷毀清單，報機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、數(shù)量等詳細(xì)信息。3.按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，可采用物理銷毀（如焚燒、粉碎等）或數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息徹底消除。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記