PAGE檔案管理四參加制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案管理四參加制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則涵蓋公司各類業(yè)務活動中形成的所有檔案，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.有效利用原則注重檔案的開發(fā)利用，提高檔案的使用價值，為公司決策、業(yè)務開展等提供有力支持。4.安全保密原則加強檔案的安全防護和保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。二、檔案管理四參加制度的具體內(nèi)容（一）參加文件材料形成過程1.檔案管理人員職責在公司各項業(yè)務活動開展初期，檔案管理人員應主動介入，了解業(yè)務流程和文件材料形成的要求。與業(yè)務部門溝通協(xié)調(diào)，明確文件材料的收集范圍、格式規(guī)范、保管期限等。2.業(yè)務部門責任業(yè)務部門在開展工作過程中，應按照檔案管理要求，及時形成規(guī)范的文件材料。確保文件材料內(nèi)容真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全。對形成的文件材料進行初步整理，分類存放，便于后續(xù)移交。（二）參加重要會議1.會議文件收集檔案管理人員應參加公司重要會議，負責收集會議通知、議程、報告、決議、紀要等各類文件材料。提前與會議組織部門溝通，明確文件收集的具體要求和時間節(jié)點。2.會議文件整理對收集到的會議文件進行及時整理，去除無關材料，按照會議主題、時間順序等進行分類。對重要文件進行編號、編目，確保文件的準確性和可查性。（三）參加重大活動1.活動文件歸檔檔案管理人員參與公司重大活動，負責收集活動策劃方案、活動照片、視頻、嘉賓名單、講話稿等相關文件資料。指導活動承辦部門做好文件資料的收集和整理工作，確保文件的完整性。2.活動檔案編研對重大活動檔案進行編研，編寫活動簡介、大事記等，為公司留存珍貴的歷史資料。將編研成果納入公司檔案資源體系，方便日后查閱和利用。（四）參加項目驗收1.驗收文件審核在項目驗收階段，檔案管理人員參加驗收工作，負責審核項目文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性。對照項目檔案管理要求，檢查項目文件是否齊全，是否能夠反映項目全過程。2.驗收意見反饋根據(jù)審核情況，檔案管理人員出具檔案驗收意見。對不符合要求的項目文件，提出整改意見，督促項目部門及時完善。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類業(yè)務活動中形成的文件、合同、協(xié)議。2.會議、培訓、活動等相關資料。3.人事檔案、財務檔案、技術(shù)檔案等專業(yè)檔案。4.公司對外宣傳資料、出版物等。（二）收集要求1.及時性業(yè)務活動結(jié)束后，相關部門應及時將文件材料移交檔案管理人員。2.完整性確保收集的文件材料齊全，涵蓋業(yè)務活動的各個環(huán)節(jié)。3.準確性文件內(nèi)容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠。（三）整理方法1.分類標準按照公司業(yè)務分類、年度、保管期限等進行分類。2.編號規(guī)則為每份檔案編制唯一的編號，便于查詢和管理。3.編目要求制作檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好。2.庫房配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，分為永久、長期、短期。2.定期對檔案保管期限進行鑒定，及時調(diào)整。（三）保護措施1.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、裱糊等修復處理。2.對電子檔案進行備份，定期進行數(shù)據(jù)維護。3.建立檔案借閱、歸還登記制度，防止檔案丟失。五、檔案的利用與開發(fā)（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.審批制度嚴格執(zhí)行檔案利用審批流程，確保檔案使用安全。（二）利用方式1.查閱為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱服務，滿足工作需要。2.借閱根據(jù)工作需要，辦理檔案借閱手續(xù)，限期歸還。3.復制經(jīng)審批后，可為利用者提供檔案復制服務。（三）開發(fā)利用1.開展檔案編研工作，編寫公司年鑒、大事記、專題資料等。2.利用檔案信息為公司決策提供參考依據(jù)，促進公司業(yè)務發(fā)展。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查。2.接受公司內(nèi)部審計和外部審計部門的監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范性。3.檔案安全防護措施落實情況。（三）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，督促相關部門限期整改。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.制定檔案管理培訓計劃，定期組織公司員工參加培訓。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務知識、操作技能等。（二）宣傳工作1.利用公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，宣傳檔案管理知識和重要性。2.提高員工的檔案意識