PAGE高校聲像檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強高校聲像檔案的管理，有效地保護和利用聲像檔案，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的聲像檔案的管理。（三）定義本制度所稱聲像檔案，是指學(xué)校在各項活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片等不同載體形式的歷史記錄。（四）管理原則聲像檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善聲像檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各單位聲像檔案的形成、收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)集中管理全校的聲像檔案，對聲像檔案進行分類、編目、存儲、保管等工作。4.開發(fā)利用聲像檔案信息資源，為學(xué)校各項工作提供服務(wù)。5.定期對聲像檔案的管理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。（二）形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位聲像檔案的形成、收集、整理工作，確保聲像檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將整理好的聲像檔案移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好聲像檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）拍攝人員職責(zé)1.在拍攝工作中，要嚴(yán)格遵守拍攝要求，確保拍攝內(nèi)容真實反映活動情況，具有保存價值。2.拍攝完成后，及時將拍攝的聲像資料交給本部門、本單位的檔案管理人員進行整理。3.協(xié)助檔案管理人員做好聲像檔案的相關(guān)說明工作，如拍攝時間、地點、人物、事件等。三、聲像檔案的形成與收集（一）形成范圍1.學(xué)校重要會議、重大活動的聲像資料，包括開幕式、閉幕式、學(xué)術(shù)研討會、表彰大會、校慶活動等。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教職工重要外事活動的聲像資料。3.學(xué)校教學(xué)、科研成果展示活動的聲像資料，如教學(xué)成果獎評選、科研項目驗收、實驗室建設(shè)成果展示等。4.學(xué)校師生參加國內(nèi)外各類競賽、演出、展覽等活動的聲像資料。5.反映學(xué)校校園建設(shè)、校園文化活動等方面的聲像資料。6.其他具有保存價值的聲像資料。（二）收集要求1.各部門、各單位要指定專人負(fù)責(zé)聲像檔案的收集工作，確保聲像檔案及時、完整地收集起來。2.收集的聲像資料應(yīng)主題明確，圖像清晰，聲音清楚，內(nèi)容真實。3.對收集到的聲像資料要進行詳細(xì)的記錄，包括拍攝時間、地點、人物、事件等信息，以便于整理和查閱。4.對于重要活動的聲像資料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集，避免遺漏或丟失。四、聲像檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)聲像檔案按照載體形式分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、影片檔案等類別。1.照片檔案按照照片的形成時間、內(nèi)容、主題等進行分類，可分為教學(xué)類、科研類、管理類、校園文化類等。2.錄音檔案按照錄音的內(nèi)容、主題、形成時間等進行分類，可分為會議錄音、講座錄音、訪談錄音等。3.錄像檔案按照錄像的內(nèi)容、主題、形成時間等進行分類，可分為教學(xué)錄像、科研錄像、活動錄像等。4.影片檔案按照影片的內(nèi)容、主題、形成時間等進行分類，可分為專題片、紀(jì)錄片等。（二）整理方法1.照片檔案沖洗照片：對拍攝的照片進行沖洗，確保照片質(zhì)量清晰。編號：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對照片進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。粘貼標(biāo)簽：在照片背面粘貼標(biāo)簽，注明照片的編號、拍攝時間、地點、人物、事件等信息。裝冊：將整理好的照片按照編號順序裝入相冊或照片檔案盒中，并在相冊或檔案盒上注明類別、編號范圍等信息。2.錄音檔案轉(zhuǎn)錄：將錄音帶中的內(nèi)容轉(zhuǎn)錄到數(shù)字存儲設(shè)備上，如光盤、硬盤等，確保轉(zhuǎn)錄內(nèi)容清晰、完整。標(biāo)注：對轉(zhuǎn)錄后的錄音文件進行標(biāo)注，注明錄音的時間、地點、人物、主題等信息。存儲：將標(biāo)注好的錄音文件按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.錄像檔案采集：將錄像帶中的內(nèi)容采集到數(shù)字存儲設(shè)備上，如光盤、硬盤等，確保采集內(nèi)容清晰、完整。剪輯：對采集后的錄像文件進行剪輯，去除不必要的部分，使錄像內(nèi)容更加精煉。標(biāo)注：對剪輯后的錄像文件進行標(biāo)注，注明錄像的時間、地點、人物、主題等信息。存儲：將標(biāo)注好的錄像文件按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.影片檔案數(shù)字化處理：將影片進行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，如MPEG、AVI等，確保轉(zhuǎn)換后的影片質(zhì)量清晰、完整。標(biāo)注：對數(shù)字化處理后的影片文件進行標(biāo)注，注明影片的時間、地點、人物、主題等信息。存儲：將標(biāo)注好的影片文件按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、聲像檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門、各單位應(yīng)在聲像檔案整理完成后的[具體時間]內(nèi)，將聲像檔案移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.移交部門填寫聲像檔案移交清單，清單應(yīng)包括聲像檔案的名稱、數(shù)量、類別、形成時間等信息。2.學(xué)校檔案管理部門對移交的聲像檔案進行核對，核對無誤后雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。3.學(xué)校檔案管理部門對歸檔的聲像檔案進行登記，建立聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以便于查詢和利用。六、聲像檔案的保管（一）保管條件1.聲像檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.聲像檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保聲像檔案的安全。3.存放聲像檔案的載體應(yīng)定期進行檢查和維護，如照片應(yīng)避免受潮、褪色，錄音帶、錄像帶應(yīng)避免發(fā)霉、變形，影片應(yīng)避免劃傷、磨損等。（二）保管期限聲像檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價值確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的聲像檔案學(xué)校重大活動、重要會議的聲像資料。學(xué)校歷史沿革、重要事件的聲像資料。反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理等方面重大成果的聲像資料。其他具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的聲像資料。2.長期保管的聲像檔案學(xué)校一般性活動的聲像資料。學(xué)校教學(xué)、科研、管理等方面的常規(guī)性工作的聲像資料。其他具有一定保存價值的聲像資料。保管期限一般為[具體年限]。3.短期保管的聲像檔案學(xué)校臨時性活動的聲像資料。其他保存價值較低的聲像資料。保管期限一般為[具體年限]。（三）保管要求1.聲像檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行存放，不同類別、不同保管期限的聲像檔案應(yīng)分別存放。2.建立聲像檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄聲像檔案的入庫時間、存放位置、保管期限等信息。3.定期對聲像檔案進行清查核對，確保聲像檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等與保管臺賬一致。4.對保管期限已滿的聲像檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，銷毀時應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀，并在保管臺賬上注明。七、聲像檔案的利用（一）利用范圍1.為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供參考和依據(jù)。2.用于學(xué)校宣傳、文化建設(shè)等活動。3.為社會各界提供有關(guān)學(xué)校歷史、文化等方面的信息。（二）利用方式1.查閱：利用者可到學(xué)校檔案管理部門查閱聲像檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.復(fù)制：利用者如需復(fù)制聲像檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的聲像檔案應(yīng)與原件一致，不得擅自更改內(nèi)容。3.出借：聲像檔案一般不外借，如有特殊情況需要出借，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并辦理出借手續(xù)。出借期限一般不超過[具體天數(shù)]，出借期間利用者應(yīng)妥善保管聲像檔案，不得轉(zhuǎn)借、損壞、丟失。（三）利用審批1.校內(nèi)利用：利用者應(yīng)填寫聲像檔案利用申請表，經(jīng)所在部門、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，報學(xué)校檔案管理部門審批。2.校外利用：利用者應(yīng)填寫聲像檔案利用申請表，經(jīng)所在部門、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，報學(xué)校檔案管理部門審核，再報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。八、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立聲像檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成，負(fù)責(zé)聲像檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)聲像檔案的保管期限、重要程度、保存價值等因素進行鑒定。2.對保管期限已滿的聲像檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有保存價值，如是否對學(xué)校歷史研究、教學(xué)科研、文化建設(shè)等方面具有重要意義。3.對已失去保存價值的聲像檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的聲像檔案進行逐一審查，提出銷毀意見。2.填寫聲像檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括聲